Czy samochód będący współwłasnością można rozliczać w firmie?

Własność samochodu może przysługiwać jednocześnie kilku osobom i jest to bardzo częsta praktyka. Z powodzeniem można spotkać następujące sytuacje:

• samochód będący współwłasnością kilku członków rodziny, np. ojca i syna,
• pojazd kupiony na kredyt – wówczas współwłaścicielem samochodu jest bank,
• samochód nabyty w spadku przez kilka osób naraz,
• auto stanowiące współwłasność małżeńską.

Taka sytuacja nie stoi na przeszkodzie rozliczania w firmie kosztów samochodu. Co więcej, przepisy podatkowe pozwalają na wprowadzenie samochodu będącego współwłasnością do majątku firmowego. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby taki składnik majątkowy zaliczyć do środków trwałych i dokonywać od niego odpisów amortyzacyjnych.

Trzeba jednak pamiętać o specyficznych zasadach, które wówczas obowiązują, jeśli chodzi o rozliczanie samochodu firmowego, a także jego późniejszą sprzedaż.

Podstawą wprowadzenia do firmy samochodu jest dokument poświadczający, że jest on przedmiotem współwłasności, czyli należy do kilku właścicieli – w tym do przedsiębiorcy (to niezbędny warunek).

Takim dokumentem może być np. umowa sprzedaży, umowa darowizny, czy wyrok potwierdzający nabycie spadku. Samochód może stać się składnikiem majątku firmowego także gdy został zakupiony od innego przedsiębiorcy (np. przez dwie osoby), a transakcja została udokumentowana fakturą VAT. W takim przypadku przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku, tylko w sytuacji gdy dokument wystawiony jest na firmę przedsiębiorcy, a współwłaściciel ujęty jest w tzw. informacji dodatkowej.

Oczywiście może też się zdarzyć, że samochód jest współwłasnością, ale nie ma na to żadnego dokumentu, oprócz dowodu rejestracyjnego. Wówczas także można wprowadzić samochód do firmy. W tym celu przedsiębiorca spisuje odpowiednie oświadczenie.

Przedsiębiorca wprowadzający do majątku firmowego samochód będący współwłasnością nie musi podpisywać z innymi właścicielami umowy użyczenia. Mimo braku takiego obowiązku warto jednak spisać porozumienie o nieodpłatnym używaniu pojazdu – pomoże to uniknąć ewentualnych sporów pomiędzy współwłaścicielami, a ponadto może być przydatne w trakcie kontroli podatkowej.

Jak już zostało wspomniane przedsiębiorca może wprowadzić pojazd będący przedmiotem współwłasności do ewidencji środków trwałych. Taki pojazd jest następnie amortyzowany, co oznacza, że w kosztach firmowych stopniowo zapisuje się jego wartość. Wyjściową kwotą dla amortyzacji jest wartość początkowa. Jak ją ustalić w przypadku samochodu będącego współwłasnością?

Wartość początkową takiego pojazdu – niezbędną do wyliczenia odpisów amortyzacyjnych – ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział przedsiębiorcy we własności samochodu. Czyli na przykład w sytuacji, gdy jest dwóch współwłaścicieli posiadających po 50% prawa własności do pojazdu – wartość pojazdu w połowie stanowi wartość początkową środka trwałego. Jeżeli w trakcie prowadzenia firmy przedsiębiorca zdobędzie prawo własności do całego samochodu ma prawo zwiększyć wysokość odpisów amortyzacyjnych ujmując całą wartość pojazdu.

Koszty podatkowe związane z samochodem będącym przedmiotem współwłasności można podzielić na dwa rodzaje:

• Koszty ponoszone w związku z posiadaniem pojazdu i koniecznością utrzymania go w stanie umożliwiającym prawidłowe użytkowanie, czyli m.in. koszty ubezpieczenia, napraw, zakupu części wymiennych itp. Koszty tego rodzaju należy dzielić stosownie do posiadanego udziału we własności samochodu.
• Koszty ponoszone w związku z bieżącym używaniem auta, takie jak zakup paliwa czy opłaty parkingowe. Takie koszty można w całości zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w firmie.

Gdy współwłaściciele zdecydują się sprzedać pojazd wykorzystywany w firmie przez jednego z nich ważne jest właściwe udokumentowanie transakcji.

Jest to istotne dlatego, że przychodem dla przedsiębiorcy jest tylko ta kwota, która odpowiada jego procentowemu udziałowi we własności. Co za tym idzie, faktura sprzedażowa powinna być wystawiona tylko na kwotę odzwierciedlającą ten udział. W momencie sprzedaży niezamortyzowana wartość samochodu może stanowić koszt dla przedsiębiorcy.

Oczywiście, faktura na 50%, czy 33% wartości samochodu nie wystarczy w przypadku sprzedaży pojazdu. Oprócz niej należy spisać umowę sprzedaży z nabywcą samochodu, na której znajdą się dane współwłaścicieli.

Nieco inne reguły korzystania z samochodu w firmie obowiązują, gdy pojazd jest przedmiotem współwłasności małżeńskiej (w sytuacji gdy małżonkowie nie mają podpisanej umowy o rozdzielności majątkowej). Oto najważniejsze z nich:

• Samochód może zostać wprowadzony do majątku firmy jednego z małżonków nawet wówczas, gdy w dowodzie rejestracyjnym auta wpisany jest tylko drugi z małżonków. Rejestracja samochodu nie jest bowiem jednoznaczna z prawem własności do niego. Warto w takiej sytuacji spisać oświadczenie o wykorzystywaniu samochodu przez jednego małżonka w firmie z adnotacją, że drugi nie będzie z niego korzystać. Nie jest natomiast konieczne spisywanie umowy użyczenia.
• Jeżeli tylko jeden małżonek prowadzi działalność gospodarczą wówczas wartość samochodu w 100% stanowi wartość początkową środka trwałego. Natomiast jeśli drugi z małżonków również wykorzystuje pojazd w prowadzeniu swojej firmy - konieczne jest ustalenie odpowiedniej proporcji, w jakiej będzie on wykorzystywany w każdej z działalności i według niej wyliczyć kwotę przeznaczoną do amortyzacji.
• Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko w firmie jednego z małżonków może on rozliczać w działalności wszystkie koszty związane z używaniem pojazdu w pełnej wysokości.
• W przypadku gdy samochód najpierw był wykorzystywany w firmie męża a następnie przechodzi do działalności żony (lub odwrotnie) małżonek, który jako drugi wprowadza pojazd do ewidencji środków trwałych musi uwzględnić dotychczasową wysokość odpisów amortyzacyjnych oraz kontynuować przyjętą wcześniej metodę amortyzacji.