Faktura wewnętrzna. To musisz o niej wiedzieć

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług towary (ustawa o VAT) będące przedmiotem przesunięcia wewnątrzwspólnotowego podlegają co do zasady opodatkowaniu w państwie członkowskim, na terenie którego nastąpiło zakończenie ich wysyłki bądź transportu. W świetle powołanej wyżej ustawy usługi będące przedmiotem transakcji pomiędzy kontrahentami unijnymi niemającymi siedziby w tym samym państwie unijnym, podlegają opodatkowaniu w miejscu świadczenia usług, którym co do zasady jest siedziba działalności gospodarczej usługobiorcy. W myśl art. 106 ust. 7 ustawy o VAT w przypadku czynności, dla których podatnikiem jest nabywca towarów bądź usługobiorca powinny zostać wystawione faktury wewnętrzne.

Prawidłowo wystawione faktury wewnętrzne powinny być przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą rozliczeń VAT podatnika, ponieważ stanowi ona podstawę rozliczenia podatku należnego, a równocześnie na jej podstawie można odliczyć VAT naliczony od transakcji wewnątrzwspólnotowej. W tym przypadku faktura od zagranicznego kontrahenta może zostać potraktowana jedynie jako dowód prawidłowego wystawienia faktury wewnętrznej jako jej załącznik. Art. 106 ust. 7 ustawy o VAT zezwala podatnikowi na wystawienie jednej faktury dokumentującej takie transakcje dokonane w tym okresie za dany okres rozliczeniowy.

Zasady dotyczące wystawiania faktur wewnętrznych – ich elementów oraz obowiązujących terminów – są określone odpowiednio w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (rozporządzenie Ministra Finansów) i są tożsame z zasadami wystawiania faktur zwykłych. Rozporządzenie Ministra Finansów nie określa wzoru faktury wewnętrznej – istnieją jednak elementy, których nie można pominąć.

Zgodnie z przepisami faktura wewnętrzna po stronie nabywcy oraz sprzedawcy powinna zawierać dane podmiotu ją wystawiającego. Nie należy wobec tego umieszczać na niej danych kontrahenta zagranicznego. Bardzo istotne jest, aby taki dowód został literalnie oznaczony jako _ faktura VAT wewnętrzna _.

Zgodnie z zasadami ogólnymi Rozporządzenia Ministra Finansów faktura wewnętrzna powinna zawierać m.in. takie elementy, jak:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem § 5 ust. 10 i 11 rozporządzenia w sprawie faktur,
• dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia faktury, numer kolejny faktury,
• nazwę towaru lub usługi,
• miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku,
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Tak jak w przypadku innych zwykłych faktur VAT, faktura wewnętrzna nie wymaga podpisu.

Termin wystawienia faktury wewnętrznej związanej z transakcją unijną nie jest co do zasady dokładnie związany z datą wystawienia faktury przez kontrahenta zagranicznego i nie został dokładnie określony przez ustawodawcę. Regułą jest, że dokument taki powinien zostać wystawiony oraz zaksięgowany przed sporządzeniem deklaracji podatkowej za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub importu usług po stronie nabywcy. Co do zasady faktura wewnętrzna jest wystawiana nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

• Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.