Jednoosobowa działalność gospodarcza a konto firmowe

Prowadzenie firmy wiąże się z dokonywaniem opłat i przyjmowaniem należności. Najwygodniejszą formą dla tego typu operacji jest rachunek bankowy, który jednocześnie umożliwia wgląd w historię przeprowadzonych transakcji. Czy przedsiębiorca powinien założyć specjalne konto firmowe? Nie ma jednego przepisu, który wprost regulowałby tę kwestię.

Przy jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel uwzględnia w nazwie swoje imię i nazwisko, posługuje się dotychczasowym numerem NIP, a siedzibę firmy nierzadko rejestruje pod własnym adresem zameldowania. Zgodnie z prawem mikroprzedsiębiorca wciąż pozostaje osobą fizyczną.

Z tych samych względów nie musi też zakładać oddzielnego konta bankowego. Teoretycznie, może go nie mieć w ogóle. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorców obowiązek korzystania z rachunku bankowego tylko w przypadku, gdy spełnione są dwa warunki:

• drugą stroną transakcji jest inny przedsiębiorca;
• jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tysięcy euro według kursu podanego przez NBP na ostatni dzień poprzedniego miesiąca;

Choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby niezbędnych płatności dokonywać za pośrednictwem przekazu pocztowego, dziś coraz mniej osób korzysta z takiej możliwości. Posiadanie rachunku bankowego wiąże się po prostu z wygodą. Rozliczenia z partnerami biznesowymi, dostawcami, ZUS-em czy urzędem skarbowym są łatwiejsze zarówno do przeprowadzenia, jak i bieżącego monitorowania.

Przepisy nie precyzują formy konta bankowego dla biznesu. Oznacza to, że do obsługi jednoosobowej działalności wystarczy rachunek osobisty. Opłaty związane z prowadzeniem konta prywatnego są niższe. Klienci indywidualni w większości banków mają do dyspozycji podstawowe funkcjonalności (np. korzystanie z karty czy z rachunku oszczędnościowego) za 0 zł.

W teorii, ustawa nie zakazuje wykorzystania osobistego rachunku bankowego do celów służbowych. Na przeszkodzie do wdrożenia takiego rozwiązania mogą stanąć jednak banki, które w swoich wewnętrznych regulaminach nierzadko zastrzegają, że oferta dla klientów indywidualnych nie może być traktowana jako alternatywa dla biznesu.

W zamian oferują natomiast szereg rozwiązań biznesowych, które wiążą się zazwyczaj z wyższymi opłatami. Mogą sięgać nawet kilkudziesięciu złotych w skali roku, co może stanowić spore obciążenie przede wszystkim dla małych firm. Banki zabraniają dokonywać transakcji firmowych na osobistym koncie właśnie ze względu na chęć zarobienia.

Niezależnie od kosztów, prowadzenie oddzielnych kont ma swoje zalety. Bez wątpienia pozwalają lepiej kontrolować finanse firmy, dając wgląd w wykonywane transakcje. Łatwiej szukać ewentualnych oszczędności i je wdrażać, gdy można pominąć przy tym prywatne rozliczenia.

Dwa konta przydadzą się także w przypadku starań o kredyt czy kontroli z urzędu skarbowego. Okazanie wyciągów z konta firmowego za wybrany okres nie będzie się wiązało z ryzykiem dostępu do prywatnych informacji. Nie ma obaw, że kontrolujący dopatrzy się nieopodatkowanych przychodów z nieznanych źródeł czy podejrzanych transakcji bankowych.