Nota odsetkowa – co to takiego?

Dowiedz się, co to jest nota odsetkowa.

Płynność finansowa jest jednym z najważniejszych elementów wpływających na kondycję biznesu. Jeśli należności z wystawionych faktur nie wpływają terminowo, można wysłać kontrahentowi notę księgową, w której potwierdzimy konieczność zapłaty odsetek.

Nota odsetkowa to, najprościej mówiąc, żądanie zapłaty odsetek za zwłokę w zapłacie należności. Można ją wystawić, gdy występuje opóźnienie w zapłacie. Warto pamiętać, że notę odsetkową można wystawić także w sytuacji, gdy na fakturze nie umieściliśmy informacji o tym, że będziemy naliczać odsetki, jeśli płatność będzie nieterminowa. Do wystawienia noty odsetkowej wystarczy to, że płatność nie wpłynęła.

Jeśli rozliczamy dostawę towarów lub usług, a transakcje z tym związane są wykonywane w ramach działalności gospodarczej, to w razie opóźnień w płatności, przedsiębiorcy wierzycielowi należą się odsetki. Co istotne, można je doliczyć do zobowiązania bez konieczności osobnego wzywania do ich zapłaty. Nie dotyczy to jednak transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny.

Ile wynoszą odsetki? Jeśli nie umówiliśmy się inaczej, wysokość odsetek musi być taka sama jak odsetki za zwłokę, które są pobierane w przypadku zaległości podatkowych.

Żeby można było naliczyć odsetki, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:

• świadczenie zostało spełnione, czyli, innymi słowy, towar lub usługa zostały dostarczone;
• zapłata nie wpłynęła w terminie, który określono w umowie lub wezwaniu do zapłaty.

Kodeks cywilny zakłada, że jeżeli dłużnik spóźnia się z płatnością, to wierzyciel może żądać od niego odsetek, nawet jeśli nie poniósł z tego powodu żadnej szkody. Wystarczy, że płatność nie wpłynęła w terminie. Maksymalna wysokość odsetek to czterokrotność stopy kredytu lombardowego NBP.

Jeśli mowa o odsetkach, warto jeszcze wspomnieć, że jeśli ustalamy odsetki umowne za zwłokę, możemy zaznaczyć, że będą naliczane po konkretnym dniu opóźnienia, a także kiedy zakończy się ich naliczanie. Można dowolnie ustalić też sposób zapłaty odsetek.

Wysokość odsetek ustawowych wynosi obecnie 13 proc. w stosunku rocznym. Zwykle nalicza się je już od następnego dnia, w którym został przekroczony termin, gdy powinna zostać uregulowana należność.

O tym, jak powinna być sporządzona nota odsetkowa, dowiemy się z rozporządzenia, które dotyczy prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów. Nota odsetkowa jest dokumentem księgowym, jak wiele innych podobnych. W związku z tym powinna być poprawie wystawiona. Żeby była uznana za właściwą, koniecznie musi być oznaczona kolejnym numerem (podobnie jak numeruje się faktury czy rachunki). Wszystko to musi pozwolić na powiązanie jej z konkretnym zdarzeniem gospodarczym. Bez wątpienia do ważności noty odsetkowej konieczna jest data jej wystawienia. Można także zaznaczyć, kiedy doszło do dostarczenia towaru lub usługi, a także numeru faktury lub rachunku, które dokumentują dane zdarzenie. Wypada przypomnieć, czego dokładnie dotyczyła dana operacja gospodarcza, wymienić ilość dostarczonego towaru albo wartość usługi.

Nota odsetkowa nie będzie ważna, jeśli nie umieścimy na niej dokładnych danych stron, czyli tego, kto ją wystawił, a także podmiotu, który jest zobowiązany do zapłaty odsetek. Do prawidłowej identyfikacji stron warto wpisać na nocie ich adresy. Na końcu trzeba pamiętać o podpisaniu noty odsetkowej.