Od 1 lipca 2024 r. faktury VAT będzie prawdopodobnie można wystawiać jedynie przez system Ministerstwa Finansów (dla przedsiębiorców zwolnionych z VAT korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r.). Prawdopodobnie, bo w ostatnich dniach Senat odrzucił nowelizację przepisów w zaproponowanym kształcie. Teraz głos ponownie zabierze Sejm, który pewnie odrzuci weto Senatu. To oznacza, że przepisy będą obowiązywały w przyjętym przez Sejm kształcie. Każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać kontrahentom faktury elektroniczne ustrukturyzowane, czyli w formacie XML.
Taki format plików może być szybko odczytany przez programy komputerowe, co umożliwia elektroniczną wymianę danych. Nowy system fakturowania według założeń ustawodawcy ma ułatwić prowadzenie biznesu oraz przyspieszyć proces cyfryzacji. Szacuje się, że każdego dnia przez KSeF będzie przechodzić nawet 100 mln faktur.
Jednolity standard e-faktury ma uprościć proces dokumentowania transakcji, wystawiania faktur, ich przetwarzanie i archiwizację. Podatnicy informacje o obiegu danego dokumentu będą odbierać w czasie rzeczywistym.
Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2022 r. polscy przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Obecnie e-faktura działa jako jedna z form dokumentowania sprzedaży obok tradycyjnych faktur papierowych oraz już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Na jakie zmiany firmy i biura rachunkowe muszą się przygotować od 1 lipca 2024 r.?
Koniec z biurokracją, szybsze płatności
Po wejściu w życie Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorca, chcąc wystawić dokument sprzedaży, będzie musiał założyć konto na platformie KSeF, zadeklarować listę osób uprawnionych do jego wysyłania i odbierania, wystawić fakturę dla odbiorcy, a następnie wygenerować plik XML i przesłać go na platformę KSeF. Uwierzytelnienie w przypadku osoby fizycznej będzie wymagało kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub jednorazowego kodu wygenerowanego w aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Przedsiębiorca, który korzysta z odpowiedniego systemu ERP (Enterprise Resources Planning – oprogramowania do kompleksowego zarządzania firmą), będzie mógł to zrobić za pośrednictwem tego narzędzia. Po wystawieniu e-faktury system waliduje dokument i wysyła informację zwrotną o jej poprawności wraz z nadanym numerem KSeF. Odbiorca, który również założy konto w KSeF, pobierze fakturę z platformy i zaimportuje ją do swojego systemu finansowo-księgowego, w którym automatycznie powstanie faktura zakupu.
Krajowy System e-Faktur sprawi, że przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać faktur i ich archiwizować (odpowiedzialność za to przejmie KSeF). Skróci się także czas oczekiwania na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni). Proces fakturowania i księgowania będzie maksymalnie zautomatyzowany, dzięki czemu zmniejszy się też czas potrzebny na dokonanie formalności przy rozliczeniach, a także zminimalizuje ryzyko błędu przy wystawianiu faktur. Po wprowadzeniu KSeF nie będzie wymagane wystawianie duplikatów faktur przez podatników, ponieważ te będą cały czas dostępne zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy.
Nowoczesne narzędzie dla biur rachunkowych
Zbliżająca się rewolucja w fakturowaniu całkowicie zmieni także model współpracy przedsiębiorców z biurami rachunkowymi. Brak papierowych dokumentów sprawi, że firma będzie mogła upoważnić biuro do odbioru faktur kosztowych w jej imieniu. Wyeliminuje to częsty problem ze zgubionymi dokumentami czy też sytuacje, w których księgowy otrzymuje faktury kosztowe z opóźnieniem. Co więcej, biuro rachunkowe będzie mogło wyręczyć klienta również w wystawianiu faktur sprzedażowych.
– Używany powszechnie KSeF będzie dla polskich biur rachunkowych bardzo dużą szansą na rozwój. Zmniejszy się konieczność obsługi ręcznej, inteligentne automaty z łatwością przetworzą e-fakturę z KSeF na dokument księgowalny. Ale żeby faktyczny rozwój biura nastąpił, już teraz musi zostać przemyślana strategia współpracy z klientem w zakresie obsługi KSeF – zauważa Agnieszka Opalińska, ekspert projektu Księgowość w firmie Soneta.
I dodaje: – Trzeba doprecyzować odpowiedzialność za wystawianie faktur do KSeF oraz pobieranie danych kosztowych. Ustalić ścieżki przesyłania danych dodatkowych (specyfikacji, zamówień, protokołów itp.) które nie będą dostępne w KSeF. Nowa strategia musi być przemyślana i ustalona odpowiednio wcześnie, żeby renegocjować umowy z klientami oraz żeby przedstawić im możliwości techniczne biura.
Właściciele biur księgowych od 1 lipca 2024 r. muszą więc być gotowi na duże zmiany w świadczeniu usług. Dlatego już teraz warto się do nich odpowiednio przygotować, sprawdzając m.in. czy wykorzystywany program rachunkowy jest przystosowany do komunikacji z KSeF. Jeśli nie, to warto rozważyć wdrożenie w biurze nowoczesnego systemu ERP – enova365.
To narzędzie, które już teraz umożliwia pobieranie faktur z KSeF z poziomu systemu ERP oraz szybkie tworzenie i eksportowanie do KSeF faktur sprzedażowych. Dodatkowo biura rachunkowe, które pracują na enova365 mogą udostępnić swoim Klientom jeden z elementów tego systemu - Pulpit Klienta Biura Rachunkowego – w którym Klienci samodzielnie mogą wysyłać i pobierać dane KSeF.
Co więcej, po wejściu w życie nowych przepisów enova365 pozwoli na weryfikację poprawności faktur pod względem formalnym już na etapie ich tworzenia, a więc jeszcze przed ich wysłaniem do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca uniknie sytuacji, w których KSeF odrzuci taki dokument.
Oprogramowanie enova365 wyposażone jest także w przetwarzanie informacji o indywidualnych numerach faktur nadawanych przez KSeF w momencie ich akceptacji w systemie. Narzędzie to pozwala m.in. połączyć transakcje z fakturami kosztowymi lub przychodowymi oraz umieścić w zleceniu przelewu dane wprowadzone w programie, np. numer faktury czy szczegóły płatności.
– Ważnym elementem integracji z KSeF jest mechanizm pobierania faktur z tego systemu. Jednym z wyzwań było zaprojektowanie takiego rozwiązania, które z jednej strony pozwoli na automatyzację, ale z drugiej zapewni możliwość weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania pobranych dokumentów przed ostatecznym wprowadzeniem ich do systemu – zwraca uwagę Piotr Świergoń, konsultant projektu enova365 Handel w firmie Soneta.
– Finalnie w systemie enova365 proces ten został podzielony na dwa etapy. Pierwszy to zapytanie o dostępne faktury i pobranie ich do systemu. Wtedy nie są one jeszcze rejestrowane jako faktury zakupu. Drugi etap to możliwość podglądu oraz weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania tych dokumentów: podział na dokumenty kosztowe oraz magazynowo-handlowe, a następnie przetworzenie ich na odpowiednie dokumenty w systemie enova365 – wyjaśnia ekspert.
Z rozwiązań enova365 korzysta m.in. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Alior Bank, PZH – Państwowy Zakład Higieny oraz KRUS. Oprogramowanie w wersji platynowej jest dostępne w trzech wersjach językowych: polskiej, angielskiej oraz ukraińskiej. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej enova365.
Płatna współpraca z marką Soneta.
Artykuł sponsorowany