Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji pracowniczej, który zawiera przepracowany czas pracy konkretnego pracownika wynikający ze świadczenia usługi lub wykonania zlecenia. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej określa jakie informacje powinny znaleźć się w ewidencji czasu pracy.

Dotyczą one większości pracowników, jednak w niektórych przypadkach dopuszczone jest prowadzenie uproszczonej ewidencji pracy, która nie zawiera tak szczegółowego zakresu informacji. Uproszczoną ewidencję pracy pracodawca można stosować w przypadku pracowników, którzy są objęci system zadaniowego czasu pracy, a także tych, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawców i pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. 

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji czasu pracy bez względu na to, jaką liczbę pracowników zatrudnia. Nawet wtedy, gdy w firmie pracuje tylko jedna osoba, ewidencja czasu pracy musi być dla niej prowadzona. Co ważne, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników niezależnie od tego, na jakiej podstawie prawnej nawiązany jest stosunek pracy (umowa, powołanie, mianowanie czy wybór).

Dla jakich pracowników pracodawca więc ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy? Są to przede wszystkim osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jednak nie tylko. Od 2017 r. wszyscy pracodawcy zatrudniający pracowników na umowy zlecenie mają obowiązek ewidencjonowania liczby godzin związanych z wykonywaniem czynności zleceniobiorców, które są określone w zawartej umowie zlecenia. 

Ewidencja powinna być prowadzona w jednej z dwóch możliwych form — papierowej lub elektronicznej. Większość pracodawców decyduję się na elektroniczne prowadzenie ewidencji czasu pracy, ponieważ papierowa forma wymaga dopełnienia wielu obowiązków. Pracodawca musi zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, czyli zabezpieczyć ewidencję przed zniszczeniem, uszkodzeniem czy dostępem nieupoważnionych osób. 

Musi zawierać informacje takie jak:

1. liczba przepracowanych godzin, w tym godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
2. liczba godzin nadliczbowych,
3. liczba godzin przepracowanych w porze nocnej,
4. liczna godzin dyżuru, w tym godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
5. dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
6. zwolnieniach od pracy przewidzianych ustawowo, ze wskazaniem podstawy prawnej ich udzielenia i oznaczeniem wymiaru, 
7. inne usprawiedliwione nieobecności w pracy, ze wskazaniem ich rodzaju oraz wymiaru,
8. nieusprawiedliwione nieobecności w pracy, z oznaczeniem ich wymiaru,
9. czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez niego przygotowania zawodowego.

Ewidencja czasu pracy prowadzona jest po to, by prawidłowo wypłacać pracownikowi wynagrodzenie za pracę. Liczba rubryk w ewidencji czasu pracy powinna być dostosowana do zapotrzebowania na ustalenie liczby godzin pracy. Wyszczególnione powinny być te godziny, których przepracowanie daje pracownikowi prawo do dodatkowego wynagrodzenia czy czasu wolnego od pracy.

Ewidencja czasu pracy ma za zadanie nie tylko rozliczać przepracowane godziny, a dzięki temu prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, ale także służyć temu, by udzielać pracownikowi odpowiedniej liczby dni wolnych od pracy. 

Pracodawca ma obowiązek przechowywać ewidencję czasu pracy nie tylko w czasie zatrudnienia pracownika, ale także przez okres 10 lat, który liczony jest od końca roku kalendarzowego, którym zakończył się stosunek pracy. Pracodawca ma obowiązek dłuższego okresu przechowywania ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych przed 1 września 2019 r. W tym przypadku okres ten wynosi 50 lat. 

Może być on jednak skrócony do 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony między 31 grudnia 1998 r. a 1 stycznia 2019 r. Aby skrócić ten okres, należy wysłać do ZUS-u raporty za każdego z pracowników. Niestety, dla osób zatrudnionych przed 31 grudnia 1998 r. nie ma takiej możliwości i ich dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez 50 lat.