Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest rozwiązaniem, które rewolucjonizuje proces fakturowania. System uruchomiono w 2022 r. w celu usprawnienia i usystematyzowania obiegu dokumentów. KSeF umożliwia przedsiębiorcom wygodne wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej.
Wkrótce miał stać się integralną częścią polskiego systemu podatkowego. Od 1 lipca korzystać z niego mieli wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako płatnicy VAT. Tak się jednak nie stanie.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
KSeF nie będzie obowiązkowy od 1 lipca
Podczas piątkowej konferencji prasowej minister finansów Andrzej Domański oświadczył, że system nie jest gotowy do wdrożenia.
- Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której polskie firmy nie mogą wystawiać faktur, w której stabilność obrotu gospodarczego jest zagrożona. Nie możemy dopuścić do paraliżu i bałaganu na kształt Polskiego Ładu - podkreślił.
Ekspert: Unikniemy zamieszania
Szef resortu finansów zapewnił, że KSeF zostanie wprowadzony, jednak termin uruchomienia usługi dla wszystkich nie jest jeszcze znany. Będzie podany po przeprowadzeniu audytu.
Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, w rozmowie z money.pl zauważa, że zgodnie z obecnie obowiązującą ustawą terminy objęcia firm obowiązkiem e-fakturowania miał przypadać na 1 lipca 2024 r. dla podatników VAT i 1 stycznia 2025 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
W mojej ocenie najlepszym rozwiązaniem byłoby zrównanie terminu dla obu grup. Dzięki temu unikniemy zamieszania z tym, że jedni przedsiębiorcy wystawiają faktury w KSeF, a inni nie. Mam nadzieję, że Ministerstwo Finansów dostatecznie dobrze wykorzysta ten okres na edukację, komunikację oraz pokonanie wyzwań technologicznych.
E-faktury, czyli rewolucja dla przedsiębiorców
Piotr Juszczyk podkreśla, że bez względu na to, kiedy ostatecznie KSeF stanie się obowiązkowy, będzie sporą rewolucją.
- Obecnie ok. 65 proc. faktur przekazywanych jest w formie papierowej. Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF faktury będą przesyłane/wystawiane w jednym miejscu, a więc ministerialnej chmurze i z tego miejsca będą odbierane. Parafrazując - to taka skrzynka ze wszystkim fakturami przedsiębiorców - wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Jak wyjaśnia, po wejściu w życie systemu np. sprzedawca wystawi nam fakturę w systemie, a my z niego ją odbierzemy. Dla wielu przedsiębiorców może to być "szokiem", że będą odstawiani z kwitkiem, gdy zażądają faktury.
Rząd przespał dwa lata?
Jak zauważa ekspert inFaktu, Ministerstwu Finansów w ciągu dwóch lat nie udało się nakłonić podatników do masowego korzystania z KSeF. - A szkoda, bo dzięki temu doszłoby do prawdziwej weryfikacji stanu przygotowania systemu - mówi.
W mojej ocenie została zaprzepaszczona wielka szansa. Ministerstwo zapowiadało, że system jest przygotowany na 100 mln faktur dziennie, W mojej ocenie ta liczba jest za mała. Podatnicy w dużej mierze wystawiają faktury ostatniego dnia miesiąca, a często jest to więcej niż jedna faktura. Duże firmy jednego dnia potrafią wystawić faktury liczone w tysiącach, dla świadczeń rozliczanych w okresie miesięcznym. Do tego należy jeszcze doliczyć faktury korekty - ocenia Piotr Juszczyk.
Jego zdaniem w kwestii upowszechniania KSeF można było zrobić znacznie więcej. - Sądzę, że w 2023 r. zabrakło odpowiedniej edukacji i akcji informacyjnej ze strony Ministerstwa Finansów.
Akcje informacyjne o KSeF powinny rozpocząć się na duża skalę, żeby dotrzeć do każdego miejsca w Polsce. To czas, żeby podjąć działania, żebyśmy nie mieli powtórki z Polskiego Ładu, gdzie 7 stycznia wydawane było rozporządzenie "naprawcze" dla wyliczania podatku dochodowego - ocenia Piotr Juszczyk.
KSeF będzie narzędziem uszczelnienia
Piotr Juszczyk podkreśla, że państwo będzie dążyć do powszechnego stosowania KSeF z prostej przyczyny. System pomoże uszczelnić system podatkowy.
- Ministerstwo Finansów nie ukrywa, że KSeF ma być kolejnym narzędziem do weryfikacji podatników, obok m.in. JPK, mechanizmu podzielonej płatności czy STIR. Obecnie poprzez plik JPK fiskus widzi faktury, ale tylko podatników VAT i bez szczegółów. KSeF spowoduje, że urzędy będą widziały wszystkie faktury pomiędzy firmami, również zwolnionych z VAT. A co istotne - co jest przedmiotem transakcji. Z pewnością jest to ogromne narzędzie do weryfikacji podatników i w mojej ocenie kontrole będą '"trafione" - mówi Piotr Juszczyk.
Jak wyjaśnia, dzięki użyciu sztucznej inteligencji kontrole podatników będą odbywały się automatycznie.
- Częściej możemy stać się przedmiotem zainteresowania. Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę, który kupi trzeci lub czwarty smartfon na firmę w ciągu roku, a działalność jest jednoosobowa. Takie zakupy mogą już być "wyłapane" i możemy dostać prośbę o wyjaśnienia. Nie mówię, że to jest powód do podważenia, bo dziś smartfon to narzędzie pracy i łatwo go uszkodzić. Z drugiej strony możemy mieć do czynienia z programistą, który ma cztery różne modele, bo np. dokonuje testów - podkreśla.
Niektórym przedsiębiorcom może być trudniej
Jak zauważa Piotr Juszczyk, istotny również będzie fakt, że datą wystawienia faktury będzie dzień wysłania jej do KSeF, a datą otrzymania dzień nadania jej nr KSeF, nie zawsze te daty muszą być tożsame. Z tego względu, antydatowanie faktur nie będzie już możliwe. Nie będzie też możliwe anulowanie faktur. Każda faktura wystawiona w KSeF pozostanie w nim na co najmniej 10 lat. W przypadku popełnienia błędu możliwa będzie tylko korekta.
KSeF zmieni całkowicie podejście do wystawiania faktur. Podatnicy nie będą otrzymywać powiadomień z KSeF o możliwości pobrania e-faktury, co przy dużej liczbie dokumentów może sprawiać trudność w poprawnym zarządzaniu dokumentacją i księgowością. Dlatego w mojej ocenie niezbędne będzie posiadanie odpowiedniego oprogramowania, które będzie zintegrowane z KSeF - dodaje Piotr Juszczyk.
Czym jest KSeF
System KSeF działa od 2022 r. - jest w tej chwili dobrowolny. Elektroniczna forma faktur, jak zapewnia resort, eliminuje konieczność drukowania i wysyłania dokumentów papierowych, co prowadzi do oszczędności czasu, pracy i kosztów.
System ma być też prosty w obsłudze. Wystawca faktury generuje dokument w formie elektronicznej, który następnie wysyła do odbiorcy za pomocą KSeF. Następnie może ją przetwarzać, przechowywać oraz dokonywać płatności elektronicznie. Nie trzeba więc wysyłać faktur ani pocztą, ani mailem, powiadamiać o ich wystawieniu. Przedsiębiorca, jego dział lub firma księgowa - ale i fiskus - uzyskają dostęp do dokumentów.
Ponadto, KSeF umożliwia automatyzację procesu poprzez integrację z systemami księgowymi przedsiębiorstw - programami do wystawiania faktur - takimi jak system InFakt, ale też wiele innych.
KSeF nie jest pozbawiony wad. Wdrożenie systemu może wymagać pewnych nakładów finansowych i technologicznych ze strony przedsiębiorców. Konieczność dostosowania się do nowego systemu i szkolenie personelu może stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Ponadto konieczne jest utrzymanie odpowiednich zabezpieczeń i ochrony danych, aby zapewnić poufność i integralność faktur. To z kolei może wymagać dodatkowych nakładów finansowych na systemy zabezpieczeń. Te koszty stają się też kosztami stałymi - odwrotu od KSeF najpewniej nie będzie.
Robert Kędzierski, dziennikarz money.pl