Do biura Rzecznika Praw Obywatelskich napływa coraz więcej skarg od osób, które nie są w stanie udokumentować w ZUS swojego stażu pracy. Przez to ich wymiar świadczeń znacząco się zmniejsza. Winne są temu prywatne firmy, które przechowują często w opłakanych warunkach stare dokumenty kadrowo-płacowe. A do tego w przepisach jest pełno luk, co gwarantuje im bezkarność.
– Problem z dostępem do archiwalnych świadectw pracy obywateli jest ogólnokrajowy. Ludzie czekają miesiącami, a nawet latami na kopie tych dokumentów – przyznaje Mirosław Wróblewski, dyrektor Zespołu Prawa Konstytucyjnego, Międzynarodowego i Unijnego w biurze Rzecznika Praw Obywatelskich.
Jako przykład podaje sprawę mieszkanki Gdańska. W marcu 2020 r. zwróciła się ona do prywatnej firmy przechowalniczej, która miała dokumenty jej byłego, nieistniejącego już pracodawcy. Świadectwo pracy potrzebne dla ZUS otrzymała dopiero w 2022 r., czyli po dwóch latach.
Kobieta była jedną ze 156 osób, które złożyły w gdańskiej prywatnej firmie wniosek o wydanie duplikatu świadectwa pracy i która czekała na rozpatrzenie sprawy przez długie miesiące. Gdańska firma nie wywiązywała się ze swoich zadań z powodu bardzo złych warunków lokalowych, w jakich przechowywana była dokumentacja.
"Prywatna firma dopuściła się wielu zaniedbań, skutkiem czego dokumenty były nieuporządkowane i w złym stanie. W wyniku częstego przenoszenia i składowania w warunkach piwnicznych dokumentacja uległa wymieszaniu – co uniemożliwiało wyszukiwanie indywidualnych dokumentów – oraz zawilgoceniu i zagrzybieniu – co stwarza z kolei zagrożenie dla zdrowia i życia" – wyjaśniał RPO w komunikacie dotyczącym sprawy.
Dalsza część artykułu pod materiałem wideo
W listopadzie 2021 r. dokumentację z gdańskiej firmy przejęło Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim udostępniono ją jednak obywatelom, musiała przejść konserwację i odkażanie. Ze względu na wielkość przejętego archiwum prace konserwatorskie w Gdańsku trwały kolejne miesiące, a ludzie czekali.
Prawo pełne dziur, akta pełne mikrobów
Jak podkreśla nasz rozmówca z biura Rzecznika Praw Obywatelskich, urzędnicy RPO już od kilku lat bezskutecznie interweniują w rządzie o zajęcie się problemem prywatnych archiwów, które przechowują dokumentację kadrowo-płacową ze zlikwidowanych firm. Często archiwa takie mieszczą się w warunkach, które się do tego kompletnie nie nadają – np. zawilgoconych piwnicach czy starych fortach (jak było to np. w Krakowie).
Zastrzeżenia urzędników RPO budzi również fakt, że nie ma żadnego konkretnego przepisu mówiącego o terminie, w jakim wniosek klienta musi zostać rozpatrzony, a akta nie są dygitalizowane, gdyż nie ma takiego prawnego obowiązku.
Są za to opłaty skarbowe za wydawanie świadectw. Zdaniem RPO są one za wysokie. W rozporządzeniu ministra kultury, które reguluje tę kwestię, mowa jest o maksymalnej stawce jednorazowej w wysokości 200 zł.
ZUS liczy minimalną krajową
Dlaczego tak ważne jest rozwiązanie tego problemu? Bo konsekwencje niedostarczenia do ZUS kompletu świadectw pracy przy wniosku o emeryturę czy rentę mogą być bardzo dotkliwe.
Archiwum ma obowiązek wystawienia dokumentu potwierdzającego zatrudnienie pracownika na podstawie posiadanych oryginalnych akt – podkreśla Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS. A co w przypadku, kiedy dokumentacja uległa zniszczeniu i jest już nie do odtworzenia?
W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu. Może to skutkować wypłacaniem znacznie niższych emerytur, niż w rzeczywistości przysługują – przyznaje Paweł Żebrowski.
Dodaje, że brak dokumentu potwierdzającego zatrudnienie – świadectwa pracy, czy też zaświadczenia z podanym wymiarem czasu pracy – sprawia, że danego okresu nie uwzględnia się do stażu pracy. Ma to wpływ na wysokość kapitału początkowego czy wysokość renty, która jest uzależniona od stażu pracy.
– Inaczej będzie wyglądało to w sytuacji osoby, która nie ma dokumentacji potwierdzającej kilka miesięcy zatrudnienia, a inaczej kilku lat – podaje przykład rzecznik.
Jak tłumaczy, świadectwo pracy jest wymagane dla udowodnienia zatrudnienia przed 1999 r. i w przypadku gdy zakład pracy (pracodawca) zatrudniał ponad 20 ubezpieczonych. Jeśli był to mały przedsiębiorca zatrudniający mniej niż 20 osób, wszystkie dokumenty dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia posiada ZUS – wyjaśnia Paweł Żebrowski.
Jak informuje rzecznik – w przypadku mniejszych firm – wystarczy więc podać w ZUS dane pracodawcy i wskazać okres pracy oraz numer konta płatnika (NKP) – jeśli go znamy (był nadawany przez ZUS przed 1999 r.). – Wówczas już we własnym zakresie potwierdzimy podleganie ubezpieczeniu – wyjaśnia Paweł Żebrowski.
Inaczej jest już w przypadku firm, które zatrudniały powyżej 20 osób. Wówczas świadectwo pracy jest obowiązkowe. Wynika to z faktu, że takie firmy mogły składać do ZUS bezimienne deklaracje rozliczeniowe. Wszystkie dane dotyczące zatrudnienia są jedynie w posiadaniu pracodawcy, a w przypadku likwidacji firmy – w archiwum, do którego dokumenty zostały przekazane.
Furtka awaryjna i zapowiedź kontroli
Czy Polacy są bezradni, gdy dokumenty przechowywane przez dany podmiot uległy zniszczeniu? Nie, archiwum ma obowiązek wydania odpowiedniego zaświadczenia. Obywatel może udowodnić okres zatrudnienia, przedkładając w ZUS tzw. dokumentację szczątkową, np. wpis w legitymacji ubezpieczeniowej, umowy o pracę, angaże, zmiany stawek wynagrodzeń, wpis do "starego" dowodu osobistego, zeznania świadków – najlepiej byłych współpracowników itp.
Zdaniem rzecznika ZUS, ze skompletowaniem dokumentów problem mogą mieć ci, którzy przez ponad 20 lat nie zadbali o swój kapitał początkowy. Takich osób – jak przyznaje nasz rozmówca – nie brakuje. Jest ich nawet coraz więcej.
Na skalę i wagę problemu uwagę zwróciła również Najwyższa Izba Kontroli. W 2017 r. stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do ich dokumentacji płacowej i osobowej z okresu przed 1999 r., a tym samym pełnej realizacji należnych im świadczeń.
NIK podkreśliła ponadto, że problem ten dotyczy "obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego, u jakich pracodawców świadczyli pracę".
Z kolei zdaniem RPO brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ich konstytucyjne prawa i wolności.
Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji RP każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych – napisał pod koniec stycznia w wystąpieniu do minister Marleny Maląg Rzecznik Praw Obywatelskich prof. Marcin Więcek.
RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadowalający.
Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana – co należy uznać za niezgodne z Konstytucją RP.
Jak się dowiedzieliśmy, odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej na wystąpienie Rzecznika ma nastąpić w połowie lutego.
Urzędnik z biura RPO informuje, że będzie również rekomendował Rzecznikowi skierowanie pism do poszczególnych marszałków województw z pytaniem o sprawowany przez nich nadzór nad prywatnymi archiwami. Niewykluczone też, że RPO skieruje wniosek do NIK o kontrolę w całym kraju w firmach przechowujących archiwalne dokumenty kadrowo-płacowe.
Katarzyna Bartman, dziennikarz money.pl
Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami ekonomicznymi i biznesowymi, skorzystaj z naszego Chatbota, klikając tutaj.