Korzystanie z samochodu firmowego przez pracownika po godzinach pracy budzi wiele kontrowersji, szczególnie patrząc z punktu widzenia prawa podatkowego. Dlatego też, firma dysponująca własną flotą samochodową powinna zwrócić szczególną uwagę, w jaki sposób i w jakim zakresie pracownicy mogą używać firmowe pojazdy do celów prywatnych.
Kluczową decyzję, jaką musi podjąć zarządzający flotą to, czy w ogóle pracownicy mogą dysponować samochodami firmowymi w swoim prywatnym czasie. Udostępniając auta pracownikom do prywatnych celów, firma musi brać pod uwagę wzrost kosztów obsługi własnego taboru (większe zużycie, częstsze naprawy), jak i to, że w myśl interpretacji organów skarbowych, dysponowanie przez pracownika pojazdem służbowym dla własnych celów jest jego przychodem, a taki należy opodatkować. Wprowadzone graniczenia mogą dotyczyć ilości przejechanych kilometrów, terenu w jakim może poruszać się pracownik, czy korzystania z firmowej karty paliwowej (np. służbowe samochody mogą być tankowane tylko w godzinach pracy). Praktyka pokazuje zależność ograniczeń od stanowiska, jakie zajmuje dany pracownik, im jest ono wyższe, tym mniej narzuca się ograniczeń.
Wakacyjny wyjazd za granicę
Przeważnie pracownik ma prawo do dysponowania służbowym środkiem transportu na terenie Polski. Jednak coraz częściej się zdarza, że chce wyjechać na zagraniczne wakacje. W zależności od tego, gdzie chce podróżować, istnieją różne uwarunkowania. W związku z tym powinien otrzymać pisemną zgodę na wyjazd z kraju od osoby odpowiedzialnej za flotę, a w przypadku samochodu leasingowanego od leasingodawcy.
Po wejściu Polski do Unii Europejskiej nie jest już wymagane posiadanie zielonej karty na jej terytorium przez polskiego kierowcę. W przypadku wyjazdu poza terytorium UE, taka karta jest niezbędna. Podobnie z ubezpieczeniem AC, które standardowo obejmuje terytorium większości państw europejskich, jednak z wyłączeniem krajów byłego Związku Radzieckiego
(bez państw nadbałtyckich).
Odpowiedzialność za szkody
Kwestia odpowiedzialności pracownika za wyrządzone szkody bezwzględnie powinna być uregulowana w umowie zawartej z pracownikiem lub w regulaminie floty firmy. Takie zapisy chronią przedsiębiorstwo w przypadku odmowy wypłaty pełnego odszkodowania przez firmę ubezpieczeniową.
Jest kilka sytuacji, gdy ubezpieczyciel może odmówić wypłaty odszkodowania. Najczęstszym powodem są sytuacje, kiedy kierowcy prowadzą pojazd w stanie nietrzeźwym lub uciekają z miejsca wypadku. Należy jednak pamiętać, że wysokość obciążenia pracownika za wyrządzone szkody jest ograniczona do trzykrotności jego przeciętnego wynagrodzenia.
Opodatkować przychód
Przepisy podatkowe jasno precyzują sytuację, gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych. Według nich jest to nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, z którego uzyskuje on korzyści. Organy skarbowe nie mają wątpliwości, że jest to jego przychód podlegający opodatkowaniu.
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Są to w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto, za przychody ze stosunku pracy uważa się świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Ustawa o PDOF w (w art. 11 ust. 2a) jednoznacznie wskazuje, w jaki sposób należy ustalić przychód z tytułu uzyskania nieodpłatnego świadczenia. W omawianym przypadku wysokość przychodu ustala się:
- według cen stosowanych wobec innych odbiorców – w przypadku, gdy firma zajmuje się wynajmem samochodów,
- na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.
A co z ubezpieczeniem?
Na mocy art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), przychód pracownika ze stosunku pracy jest podstawą do wyliczenia składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Zatem wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy i podlega oskładkowaniu.
Opodatkowanie VAT
W myśl art. 8 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, opodatkowaniu podlega odpłatne świadczenie usług. Za takie uznaje się również nieodpłatne świadczenie usług, niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, musi w tym przypadku przysługiwać podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.
Z powyższego przepisu wynika, że wartość tego nieodpłatnego świadczenia będzie podlegała opodatkowaniu VAT. Ponieważ nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych nie ma związku z prowadzeniem przedsiębiorstwa, jest świadczeniem na potrzeby osobiste pracownika.
Podsumowując
Udostępnienie samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika jest niejednokrotnie postrzegane jako wymierna korzyść, oraz podniesienie jego prestiżu wobec innych pracowników. Na pewno spełnia rolę motywującą, wiążąc go z firmą. Należy jednak przeanalizować co przedsiębiorstwo może zyskać i jakie są dodatkowe obciążenia wynikające z prawa podatkowego i ubezpieczeniowego.