Czy MS Excel jest wystarczający do zarządzania projektami w Twojej firmie?

Zdecydowana większość firm, które zarządzają projektami, przynajmniej na początku korzystała z podstawowych narzędzi opracowanych na bazie MS Excel. Powodem przyjęcia takiego rozwiązania jest głównie szeroka dostępność MS Excel w organizacjach, powszechna jego znajomość, jak również łatwość opracowania podstawowych narzędzi do zarządzania projektami. MS Excel to program bardzo elastyczny, a zarazem oferujący bardzo wiele funkcji. Osoby dysponujące zaawansowaną wiedzą w zakresie obsługi MS Excel potrafią zbudować naprawdę zaawansowane rozwiązania wspierające zarządzanie projektami. W Excelu budowane są harmonogramy projektów wraz z ich wizualizacją w postaci wykresu Gantta, rejestry ryzyk, budżety projektowe, karty projektów czy też podstawowe funkcjonalności wspierające zarządzanie zasobami oraz portfelami projektów. W zarządzaniu projektami z wykorzystaniem Excela można wyróżnić przynajmniej kilka etapów związanych ze stopniem zaawansowania opracowanych narzędzi w MS Excel. Główne z tych etapów to:

Etap 1 - Najprostszy sposób zarządzania projektami z wykorzystaniem MS Excel polega na stworzeniu pliku z zakładkami – każda zakładka to inna funkcjonalność – i wypełnianiu tego pliku systematycznie dla każdego projektu. Główną wadą takiego rozwiązania jest brak możliwości pracy grupowej

Etap 2 – Budowanie narzędzi w oparciu o MS Excel oraz Sharepoint co zapewnia podstawowe funkcjonalności dla pracy grupowej

Etap 3 – Jednoczesne wykorzystanie MS Excel oraz baz danych MS SQL. Wówczas MS SQL staje się centralnym repozytorium danych, a MS Excel jest interfejsem dla pracy zespołów projektowych i innych użytkowników.

Z badań prowadzonych na całym świecie jednoznacznie wynika, że zarówno małe firmy jak też międzynarodowe organizacje realizują z roku na rok coraz większą liczbę projektów. W związku z faktem, że wdrażanie strategii odbywa się poprzez realizację projektów, że projekty angażują coraz więcej kluczowych zasobów, które kosztują realne pieniądze to rosną też oczekiwania co do skuteczności zarządzania projektami. W tym kontekście można przyjąć dość pewne założenie, że w firmach, które realizują jednocześnie wiele strategicznych i kompleksowych projektów i angażują w nie kluczowe zasoby, to narzędzia do zarządzania projektami zbudowane na bazie MS Excel są niewystarczające. Główne nieefektywności wynikające z korzystania z Excela są następujące:

1. Wykonanie profesjonalnych narzędzi opartych o MS Excel – co najczęściej firmy starają się wykonać samodzielnie – jest bardzo pracochłonne i obarczone wieloma ryzykami
2. Utrudniona komunikacja oraz praca grupowa związana z planowaniem i realizacją kompleksowych projektów
3. Wysoka pracochłonność związana z dostarczaniem bieżącej informacji o realizowanych projektach dla kierownictwa firmy. Szczególnie pracochłonne dla pracowników PMO jest przygotowywanie odpowiedzi na zapytania ad hoc.
4. W Excelu bardzo trudno jest zbudować pełną logikę projektu w postaci wykresu Gantta. Trudno jest zaprojektować wszystkie rodzaje wzajemnych relacji pomiędzy zadaniami w projekcie. Wykres Gantta pokazujący relacje pomiędzy wszystkimi zadaniami w projekcie oraz ścieżkę krytyczną to podstawowe narzędzie realizacji każdego kompleksowego projektu. Kolejnym stopniem skomplikowania jest trudność budowania zależności pomiędzy zadaniami pochodzącymi z różnych projektów.

Na rynku jest dostępnych wiele profesjonalnych narzędzi wspierających zarządzanie projektami oraz portfelami projektów. Firmy, które realizują równolegle wiele kompleksowych projektów i potrzebują nimi zarządzać zarówno na poziomie strategicznym, jak i operacyjnym, mogą wybierać pomiędzy różnymi systemami. Jednym z takich rozwiązań jest polski program do zarządzania projektami FlexiProject. Profesjonalne programy w porównaniu z MS Excel, oferują znacznie więcej możliwości, z których najważniejszymi są:

1. Centralizacja i bezpieczeństwo danych – wszystkie dane o projektach przechowywane są w centralnej bazie danych systemu, a dostęp do nich jest odpowiednio zabezpieczony.
2. Zaawansowane funkcje raportowania – programy oferują możliwość budowania przekrojowych raportów. Ich główną zaletą jest to, że dane w tych raportach są w każdej chwili aktualne. Dodatkowo w łatwy sposób można budować raporty ad hoc.

Dostępność do zaawansowanych harmonogramów wraz z wykresem Gantta, który utrzymuje pełną logikę zadań w projekcie. Przykład takiego harmonogramu pochodzącego z programu FlexiProject, który jednocześnie pokazuje obciążenie zasobów projektowych, pokazano na poniższej ilustracji: