Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur pozwala m.in. na wystawianie faktur ustrukturyzowanych według określonego wzorca. Taka możliwość istnieje od 2022 roku, kiedy to z początkiem roku weszły w życie zmiany z Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług, wprowadzone ustawą z dnia 29 października 2021 roku o zmianie tej ustawy.
KSeF to rządowy system teleinformatyczny. Kompleksowo odpowiada za procesy wystawiania, przesyłania, otrzymania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten pozwala na:
- fakturowanie z użyciem faktur ustrukturyzowanych, a także na otrzymywanie takich dokumentów i ich przechowywanie;
- nadawanie, zmienianie, odbieranie uprawnień związanych z korzystaniem z systemu, uzyskiwanie powiadomień o nadaniu lub odebraniu uprawnień oraz uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień;
- kontrolę i analizę prawidłowości danych, jakie zawarte są w fakturach ustrukturyzowanych.
Zarówno podatnicy, jak i fiskus oraz instytucje publiczne za pośrednictwem systemu KSeF otrzymują narzędzia ułatwiające rozliczanie z kontrahentami, dokumentowanie transakcji czy kontakt z administracją skarbową.
Kiedy już obowiązkowy system KSeF wejdzie w życie, to podatnikom pozostanie tylko jedna możliwość korygowania danych zawartych w wystawionych fakturach ustrukturyzowanych. Będzie to możliwe tylko przy użyciu faktury korygującej. Nie wchodzi w grę anulowanie faktury ustrukturyzowanej ani poprawianie błędów przy użyciu noty korygującej. Pojawi się za to specjalna korekta dotycząca dostaw produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych – "Faktura VAT RR". Będzie wystawiana jako papierowa, zwykła elektroniczna i ustrukturyzowana faktura.
Etapy wdrażania KSeF
Od 1 stycznia 2022 roku do 30 czerwca 2024 roku korzystanie z KSeF pozostaje dobrowolnym wyborem podatnika. Jednak wszystko zmieni się z dniem 1 lipca 2024 roku. Od tego czasu pojawi się obowiązek używania KSeF.
Nie zostaną nim objęte tylko niektóre podmioty, na przykład mali i średni przedsiębiorcy będący podatnikami zwolnionymi z VAT. Oni będą musieli zacząć stosować KSeF z dniem 1 stycznia 2025 roku.
Jak rozwijany będzie system KSeF?
W powszechnym przekonaniu KSeF działać ma wyłącznie jako system służący do wystawiania faktur elektronicznych ustrukturyzowanych według jednego, usankcjonowanego wzorca. Jednak jest to zbyt duże uproszczenie. Owszem, będzie umożliwiał wystawianie faktur, ale nie jest to jedyna jego funkcjonalność.
Ustrukturyzowane faktury z KSeF będą stosowane w obrocie gospodarczym oprócz innych, wystawionych poza systemem. Podmioty zagraniczne, które mają na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wyłącznie rejestrację na VAT, nie są objęte, przynajmniej w perspektywie dwóch kolejnych lat, obowiązkiem stosowania KSeF i wystawiania wyłącznie struktur ustrukturyzowanych.
Do końca 2024 roku nawet użytkownicy KSeF będą mogli stosować faktury papierowe, rozumiane jako paragony fiskalne z oznaczonym numerem NIP nabywcy, ale tylko w przypadku, gdy kwota transakcji nie będzie przekraczać 450 zł. Będą mogli również posługiwać się fakturami papierowymi emitowanymi przez kasy (drukarki) fiskalne.
Nie ma na razie planów, by fakturami ustrukturyzowanymi elektronicznymi zastępować np. paragony fiskalne za przejazd autostradą czy przewóz osób. Ich zmiany dotyczące KSeF nie dotyczą.
W dłuższym czasie wdrożenie KSeF i wprowadzenie obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych ma przynieść liczne korzyści podatnikom, polskiej gospodarce i fiskusowi. Jednak trzeba liczyć się z tym, że od 1 lipca 2024 roku za wystawienie dokumentu poza systemem KSeF, na podatnika będzie mogła zostać nałożona kara. Jej wysokość wynosi do 100 proc. kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, zaś w przypadku faktury bez wykazanego podatku będzie to do 18,7 proc. wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na dokumencie.