Podejście organów podatkowych i sądów w tym zakresie jest bardzo restrykcyjne, co znacząco utrudnia możliwość wyłączenia odpowiedzialności. Czy członkowie zarządów mogą zabezpieczyć się przed utratą prywatnego majątku?
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, członkowie zarządów spółek akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością mogą ponosić odpowiedzialność majątkową za zaległości podatkowe tych spółek. Odpowiadają oni całym swoim prywatnym majątkiem.
Aby doszło do możliwości pociągnięcia do odpowiedzialności członka zarządu, konieczne jest wystąpienie dwóch przesłanek.
Po pierwsze, zaległość podatkowa spółki musi powstać w czasie, w którym osoba pełniła obowiązki członka zarządu. Należy przy tym pamiętać o tym, że powstanie zaległości podatkowej zazwyczaj nie jest równoznaczne z datą wydania decyzji stwierdzającej nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych spółki. W przypadku takich podatków jak VAT lub CIT – zobowiązanie podatkowe powstaje z mocy prawa, wobec czego decyzja organu podatkowego jedynie określa, że w przeszłości spółka nie zadeklarowała podatku w odpowiedniej wysokości. Oznacza to, że członkowie zarządu mogą dopiero po latach dowiedzieć się, że w czasie pełnienia przez nich funkcji członka zarządu doszło do powstania zaległości podatkowej u spółki.
Po drugie, aby członek zarządu mógł odpowiadać całością swojego majątku za długi podatkowe spółki, konieczne jest stwierdzenie, że egzekucja wobec spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna. Oznacza to, że w pierwszej kolejności organ podatkowy zobowiązany jest wydać decyzję określającą zaległość podatkową wobec spółki, a następnie – w przypadku braku zapłaty tej zaległości przez spółkę – przeprowadzić wobec niej postępowanie egzekucyjne. Dopiero, gdy w ramach tego postępowania okaże się, że egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna (nieprowadząca do wykonania obowiązku) – możliwe jest wszczęcie postępowania wobec członka zarządu i stwierdzenie solidarnej odpowiedzialności za długi spółki.
Kiedy odpowiedzialność członków zarządów nie występuje
Jednocześnie przepisy określają trzy przesłanki, których wystąpienie wyklucza poniesienie przez członków zarządu odpowiedzialności majątkowej.
Odpowiedzialności solidarnej nie mogą podlegać członkowie zarządu, którzy wykazali, że we właściwym czasie złożyli wniosek o ogłoszenie upadłości spółki. Przy czym spełnienie tej przesłanki w praktyce jest często bardzo utrudnione. Zgodnie bowiem z dominującą linią orzeczniczą, taki wniosek o ogłoszenie upadłości spółki powinien zostać złożony już w momencie braku zapłaty podatku w podstawowym terminie. Oznacza to, że złożenie wniosku o upadłość nawet po otrzymaniu przez spółkę decyzji I instancji może okazać się spóźnione i niezapewniające ochrony przed solidarną odpowiedzialnością. Dochodzi zatem do absurdalnej sytuacji, członek zarządu powinien bowiem już w momencie składania deklaracji wiedzieć, że organ podatkowy będzie miał wobec spółki wątpliwości i już w tym czasie złożyć wniosek o upadłość.
Nie jest możliwe ponoszenie solidarnej odpowiedzialności w sytuacji, gdy członek zarządu wykazał, że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez jego winy. Również ta przesłanka jest dość restrykcyjnie interpretowana przez sądy. Oznacza to, że możliwe jest uchronienie się przed odpowiedzialnością tylko w przypadku wykazania rzeczywistego braku możliwości działania w imieniu spółki w czasie kiedy należało – zgodnie z przepisami – złożyć wniosek o upadłość (np. ze względu na poważną chorobę).
Wreszcie, solidarnej odpowiedzialności nie powinien również podlegać członek zarządu, który wskazał organowi podatkowemu mienie umożliwiające zaspokojenie znacznej części zaległości podatkowej spółki. Również z wykazaniem tej przesłanki członkowie zarządu mają zazwyczaj problem. Skoro bowiem egzekucja wobec spółki okazała się bezskuteczna, to najczęściej oznacza to, że nie istnieje żadne mienie, które można by wskazać organowi.
Wyłączenie odpowiedzialności członków zarządów jak walka z wiatrakami
To wszystko pokazuje, że wykazanie przesłanek wyłączających odpowiedzialność członków zarządu za długi podatkowe spółki staje się niemal niemożliwe. O ile bowiem członkowie zarządu nie dokonują świadomego zaniżenia zobowiązania podatkowego – to dopiero w momencie wydania decyzji określającej zobowiązanie dowiadują się o nieprawidłowościach w rozliczeniach i mogą podjąć odpowiednie działania. Przy czym – w myśl przepisów Ordynacji podatkowej – działania te są już zbyt późne, aby uchronić się przed odpowiedzialnością. Co więcej, występują sytuacje, w których były członek zarządu spółki może nie wiedzieć nawet o fakcie powstania zaległości na poziomie spółki (może nie mieć świadomości o zakwestionowaniu rozliczeń podatkowych oraz wydaniu decyzji określającej zobowiązania), a mimo tego organy mogą wymagać od niego zapłacenia tej zaległości.
Organy podatkowe w ostatnich latach coraz częściej wydają decyzje o konieczności zapłaty przez członków zarządu zaległości podatkowej spółki. Również dominująca linia orzecznicza sądów administracyjnych jest korzystna dla fiskusa – wobec czego wiele z tych decyzji staje się ostatecznymi i prawomocnymi. Częstą konsekwencją takich sytuacji jest konieczność ogłoszenia upadłości… przez członków zarządów.
Czy istnieje możliwość uchronienia członków zarządów przed odpowiedzialnością?
Przede wszystkim powinni oni zadbać o to, by rozliczenia podatkowe ich spółek były na bieżąco monitorowane i sprawdzane. W tym celu warto dokonywać okresowych wewnętrznych audytów. Dostępnych jest też wiele narzędzi zwiększających bezpieczeństwo podatkowe spółki. Warto wprowadzać procedury zapewniające zgodność z przepisami prawa, czy też korzystać z interpretacji podatkowych. Dobrze też korzystać z opinii zabezpieczających oraz programu współdziałania. Brak błędów w rozliczeniach spółki to brak podstaw do ewentualnej odpowiedzialności członków zarządu.
W przypadku wszczęcia postępowania wobec członka zarządu – powinien on zastanowić się nad jak najszybszym zaangażowaniu profesjonalnego pełnomocnika. Często bowiem zaniedbania i błędy popełnione na etapie postępowania przed organami podatkowymi są nie do "uratowania" na etapie postępowania przed sądem (sądy administracyjne nie mogą prowadzić postępowania dowodowego i muszą opierać się na tym co zostało zebrane w trakcie postępowania przed skarbówką).
Coraz więcej firm oferuje również ubezpieczenia chroniące przed ewentualną odpowiedzialnością majątkową członków zarządu. Patrząc na to, jak restrykcyjna jest interpretacja przepisów prezentowana przez organy i sądy, wydaje się, że jest to dobre rozwiązanie zabezpieczające interesy członków zarządu.
W ostatnim czasie nadzieję członków zarządu budzi również Trybunał Sprawiedliwości UE. Na początku 2024 r. sąd administracyjny we Wrocławiu skierował do TSUE szereg pytań o zgodność omawianych przepisów z prawem unijnym. W sytuacji, gdy TSUE zakwestionuje to, że polskie przepisy są zgodne z prawem UE – konieczne będzie wprowadzenie poprawek do ustawy, jak również uwzględnienie tej interpretacji przedstawionej przez TSUE w trakcie trwających już postępowań.
Autor: Jakub Warnieło, Szef zespołu sporów podatkowych MDDP
Materiał sponsorowany przez Konfederację Lewiatan