Czy warto posiadać bezpieczny podpis elektroniczny?

Dzięki jego zastosowaniu, dokumenty sporządzane i przesyłane w formie elektronicznej są traktowane na równi z dokumentami w formie pisemnej. Ale czy w praktyce działalności drobnych przedsiębiorców to kosztowne urządzenie jest przydatne?

Polskie przepisy wyróżniają dwie kategorie podpisu elektronicznego. Pierwsza z nich to podpis elektroniczny, który można nazwać _ zwykłym _. Przez taki podpis należy rozumieć po prostu dane w postaci elektronicznej, które służą do identyfikacji osoby.

Dane te są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi i tym samym służą identyfikacji danej osoby. Najprostszy przykład to dane osobowe podatnika w połączeniu z kwotą przychodu za zeszły rok, które służą jako podpis przy składaniu rocznego zeznania podatkowego.

Druga kategoria to tzw. bezpieczny podpis elektroniczny. Od _ zwykłego _ różni się tym, że jest zaopatrzony w specjalny certyfikat potwierdzający jego autentyczność. Tylko tego rodzaju podpis jest traktowany na równi z podpisem własnoręcznym (w sensie prawnym). Z tego powodu przepisy w przeważającej mierze wymagają bezpiecznego podpisu elektronicznego, aby możliwe było skuteczne załatwianie formalności przez internet (np. przesyłanie określonych formularzy do urzędów).

Uzyskanie bezpiecznego podpisu elektronicznego wiąże się z wydatkiem rzędu kilkuset złotych. Podpis elektroniczny wymaga specjalnego urządzenia, które najczęściej ma postać karty przypominającej bankomatową lub pendrive'a, służących do uwierzytelniania podpisu. Urządzenia takie sprzedawane są przez podmioty posiadające specjalne uprawnienia w tym zakresie, wpisane do rejestru Ministra Gospodarki. Obecnie na rynku funkcjonuje pięć takich podmiotów.

W teorii, bezpieczny podpis elektroniczny może być pomocny przy dopełnianiu różnych formalności podczas prowadzenia działalności gospodarczej (niezależnie od jej wielkości). Pozwala on bowiem m.in. na:

- podpisywanie umów w formie elektronicznej,

- składanie podań i pism do organów administracji publicznej,

- podpisywanie faktur elektronicznych,

- składania deklaracji celnych i podatkowych,

- dokonywanie zgłoszeń ubezpieczenia społecznego (również system PUE ZUS),

- zarejestrowanie działalności gospodarczej,

- składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,

- składanie pozwu w e-sądzie, przy czym w tym przypadku wystarczy także stosowny certyfikat wydawany przez e-sąd.

W praktyce jednak, w działalności najmniejszych przedsiębiorców podpis elektroniczny sprawdza się niezwykle rzadko. Dlaczego?

Aby umowa zawarta w formie elektronicznej miała taką samą moc prawną, jak umowa pisemna, musi być zaopatrzona w bezpieczne podpisy elektroniczne wszystkich zawierających ją stron. W przypadku umów zawieranych z konsumentami (klientami), posiadanie podpisu elektronicznego przez obie strony jest w zasadzie niespotykane. Z kolei umowy zawierane z innymi przedsiębiorcami często mają formę ustną, a nawet dorozumianą, a ich jedynym potwierdzeniem jest wystawienie faktury po ich realizacji. W konsekwencji, zawieranie umów w tej formie ma dla drobnych przedsiębiorców niewielkie znaczenie.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, bezpieczny podpis elektroniczny to jeden ze sposobów na zapewnienie fakturom elektronicznym zgodności z prawem. Można założyć, że stosowanie podpisu elektronicznego daje największą pewność w tym zakresie. Rozporządzenie to jednak nie wymaga bezwzględnie takiego właśnie sposobu ich podpisywania, gdyż katalog sposobów na zapewnienie fakturom elektronicznym autentyczności, integralności treści i czytelności jest otwarty. Przepisy zmienione z początkiem 2013 r. przyniosły nowy sposób pozwalający na poprawne wystawianie e-faktur – są to dowolne kontrole biznesowe. Jeśli przedsiębiorca jest w stanie zapewnić choćby _ wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług _ to faktura tak wystawiona i doręczona kontrahentowi wywołuje skutki przewidziane przepisami prawa. Praktyka działalności wielu przedsiębiorców wskazuje na to, że da się tego dokonać bez podpisu elektronicznego.

Dla drobnych przedsiębiorców posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego ma niewielkie znaczenie również w zakresie składania deklaracji podatkowych i formularzy do ZUS-u. W praktyce działalności najmniejszych przedsiębiorców, jedynie zeznania roczne i deklaracje VAT są składane regularnie. Obecnie VAT-7, VAT-7K i VAT-7D można złożyć przez internet podpisując _ zwykłym _ podpisem elektronicznym. W tym przypadku, oprócz danych składającego deklarację, podpisem jest kwota przychodu wskazana w zeznaniu rocznym PIT złożonym za rok 2 lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja. Podobnie jest w przypadku składania rocznego zeznania podatkowego przez internet, przy czym wówczas podpisem jest kwota przychodu za zeszły rok.

Natomiast jeśli chodzi o składanie formularzy do ZUS-u, to podpis elektroniczny jest niezbędny w wielu przypadkach podczas korzystania z Platformy Usług Elektronicznych. Nie da się bez niego złożyć m.in. ZUS ZUA (formularza wymaganego do rejestracji działalności gospodarczej), czy deklaracji ZUS DRA (formularza służącego do określenia wysokości opłacanych składek – osoby opłacające minimalne składki ZUS muszą złożyć tę deklarację dwukrotnie w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej). Do znacznie bardziej regularnych kontaktów z ZUS-em, w których podpis elektroniczny przydaje się częściej, zobligowani są zwłaszcza pracodawcy, którzy opłacają składki za więcej niż 5 osób ubezpieczonych (tzn. zatrudniają ponad 5 osób).

4. Rejestrowanie działalności gospodarczej przez internet

Niewątpliwie, podpis elektroniczny jest niezbędny, aby przez internet dopełnić wszystkich formalności podczas rejestrowania działalności gospodarczej Bez posiadania podpisu elektronicznego można złożyć jedynie formularz CEIDG-1 (do tego niezbędny jest jednak tzw. profil zaufany, którego założenie wymaga wizyty w urzędzie). Jednak takie dokumenty jak ZUS ZUA lub VAT-R do złożenia przez internet wymagają podpisu elektronicznego. Niewątpliwie jednak, spory wydatek na podpis elektroniczny w celu użycia go zaledwie kilka razy podczas rejestrowania działalności gospodarczej nie miałby większego sensu.

Posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego nie jest również w praktyce konieczne w sytuacji, kiedy przedsiębiorca chce złożyć pozew w e-sądzie. Dla złożenia takiego pozwu oraz dla przesyłania innych pism w sprawie nim wywoływanej konieczne jest bowiem złożenie jedynie _ zwykłego _ podpisu elektronicznego. Podpis taki jest następnie certyfikowany przez Centrum Certyfikacji EPU działające przy tym sądzie.

Jak z powyższego wynika, dla drobnego przedsiębiorcy posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego ma w praktyce niewielkie znaczenie, zwłaszcza, gdy umożliwiono _ podpisywanie _ deklaracji VAT składanych przez internet _ zwykłym _ podpisem. Oczywiście specyfika działalności, w tym np. liczba zatrudnionych, może sprawić, że niezbędne są częste kontakty z ZUS-em czy urzędem skarbowym. Wówczas wydatek na podpis elektroniczny umożliwiający wygodne składanie pism przez internet może być bardziej uzasadniony.