Tryb postępowania, a właściwie postępowań, w ramach których wierzyciel może uzyskać nakaz zapłaty charakteryzuje się swoistym odformalizowaniem oraz uproszczoną procedurą.
Sprawa zakwalifikowana do wydania nakazu zapłaty rozpatrywana jest na posiedzeniu niejawnym, nie istnieje zatem możliwość wyznaczania rozprawy, a sąd ocenia zasadność roszczenia i dopuszczalność jego zasądzenia wyłącznie na podstawie przedstawionych przez powoda dowodów, w tym umów i faktur.
Wydany nakaz zapłaty sąd doręcza pozwanemu wraz z pozwem i załącznikami nakazując mu zaspokojenie roszczenia w terminie dwóch tygodni od doręczenia nakazu zapłaty wraz z kosztami lub wniesienie w tym terminie odwołania.
Należy jednak podkreślić, że warunki uzyskania przez wierzyciela nakazu zapłaty nie są jednolite w zależności od tego czy dochodzenie roszczenia odbywa się w postępowaniu upominawczym czy nakazowym. Z punktu widzenia wierzyciela wybór postępowania zależy zasadniczo od tego w jaki sposób może on udowodnić swoje roszczenie przed sądem. Oba postępowania różnią się jednak znacznie zarówno, gdy chodzi o kwestie procesowe, jak i fiskalne związane z dochodzeniem należności przed sądem.
Postępowanie upominawcze - tylko gdy dłużnik jest w kraju
Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym sąd wydaje z urzędu, przy czym uczyni to tylko wówczas, gdy: roszczenie nie jest oczywiście bezzasadne, przytoczone w pozwie okoliczności nie budzą wątpliwości, zaspokojenie roszczenia nie zależy od spełnienia świadczenia wzajemnego oraz miejsce pobytu pozwanego jest znane albo doręczenie nakazu zapłaty może nastąpić na terenie kraju.
Opłata od pozwu wynosi w tym przypadku 5 procent wartości dochodzonej należności. Znamienne dla tego postępowania jest, że w przypadku skutecznego wniesienia przez pozwanego sprzeciwu od takiego orzeczenia sądu, niejako automatycznie traci ono moc i postępowanie toczy się od nowa w zwykłym trybie spornym.
Nieco odmienne przedstawia się sytuacja, gdy powód ma możliwość dochodzenia należności w postępowaniu nakazowym. Postępowanie w tym trybie uruchamiane jest wyłącznie na wniosek powoda złożony w pozwie. W przeciwieństwie więc do postępowania upominawczego sąd nie uczyni tego z urzędu.
Sąd wyda jednak nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, gdy powód dochodzi roszczenia pieniężnego albo świadczenia innych rzeczy zamiennych, a okoliczności uzasadniające dochodzone żądanie są udowodnione dołączonymi do pozwu wskazanymi w kodeksie postępowania cywilnego dokumentami.
Może to być: dokument urzędowy, zaakceptowany przez dłużnika rachunek, wezwaniem do zapłaty i pisemne oświadczenie dłużnika o uznaniu długu, zaakceptowane przez dłużnika żądanie zapłaty, zwrócone przez bank i nie zapłacone z powodu braku środków na rachunku bankowym. Dowodem może też być weksel, czek, warrant lub rewers.
Tańsze postępowanie upominawcze
Skierowanie przez wierzyciela sprawy do postępowania nakazowego i uzyskanie korzystnego rozstrzygnięcia wiąże się z wymiernymi korzyściami, których nie niesie ze sobą postępowanie upominawcze. Po pierwsze, powód ponosi niższe niż w przypadku postępowania upominawczego koszt postępowania, gdyż opłata od pozwu wynosi 1/4 opłaty jaką musiałby wnieść w postępowaniu zwykłym lub upominawczym.
Ponadto dłużnika, a nie wierzyciela obciąża obowiązek wniesienia opłaty od zarzutów w wysokości 3/4 opłaty stosunkowej. Po trzecie, nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym z chwilą jego wydania stanowi tytuł zabezpieczenia wykonalny bez nadawania klauzuli wykonalności, co umożliwia wierzycielowi niemalże od razu po jego uzyskaniu podjęcie właściwych kroków zmierzających do zabezpieczenia, a następnie zaspokojenia swojego roszczenia.
Ponadto skuteczne wniesienie zarzutów nie powoduje, że nakaz zapłaty automatycznie traci mocy, a sprawa będzie toczyła się dalej na zasadach ogólnych.