Automatyzacja procesów biznesowych. Jak zwiększyć efektywność firmy?

Jak czytamy w raporcie firmy Deloitte, już w 2020 r. 74 proc. przedsiębiorstw wdrażało rozwiązania mające automatyzować powtarzalne procesy biznesowe, a 46 proc. rozważało korzystanie z narzędzi bazujących na sztucznej inteligencji. Najważniejsze korzyści? Redukcja kosztów działalności o 1/3 w ciągu 3 lat. Firmy, które wprowadziły rozwiązania automatyzujące, ścięły koszty średnio o 32 proc. 

Co w praktyce oznacza "automatyzacja procesów biznesowych"? W uproszczeniu to zastąpienie części czynności, które wykonywał człowiek, programem komputerowym. Dotyczy to przede wszystkim czynności powtarzalnych, o których sami pracownicy mówią, że wykonują je "automatycznie". 

To różnego rodzaju działania, w tym automatyzacja produkcji czy logistyki, realizowana z wykorzystaniem automatycznych linii produkcyjnych lub robotów transportujących.  

Jednak dla większości firm istotne zastosowanie będzie miała automatyzacja na poziomie zarządzania, obejmująca procesy kadrowe, finansowe czy organizację pracy. Mówimy tu o szybszym i dokładniejszym przetwarzaniu danych, co pozwala na sprawniejszą i efektywniejszą obsługę klientów.  

Nowoczesne firmy zazwyczaj zarządzane są za pomocą różnego typu systemów ERP (z ang. Enterprise Resources Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Te zasoby to właściwie każdy obszar biznesowy firmy: od produkcji przez sprzedaż po finanse, kadry, marketing etc. Najważniejszym elementem systemu ERP jest wspólna baza danych, dzięki której informacje wprowadzone w jednym miejscu (dziale) firmy są dostępne dla innych uprawnionych użytkowników. 

Jednak najnowocześniejsze systemy ERP to znacznie więcej. To rozbudowane narzędzia zastępujące w wielu obszarach działania człowieka, właśnie przez zautomatyzowanie konkretnych procedur, które wcześniej były wykonywane ręcznie (choć przy użyciu wspólnej bazy danych). To z kolei daje ogromne możliwości na poziomie doskonalenia produktu czy usługi, a także analizowania oraz planowania. 

Workflow – zarządzanie procesami w firmie:

Systemy ERP zazwyczaj są skonstruowane modułowo, co oznacza, że w miarę potrzeb firma może korzystać z większej lub mniejszej liczby funkcji. Tak działa np. system enova365, opracowany przez polską firmę Soneta. To jedno z narzędzi, które pozwala na automatyzację procesów biznesowych w różnych dziedzinach działalności firmy. Korzystając z platformy, można m.in. zintegrować systemy finansowe, logistyczne i kadrowe, dzięki czemu cały proces zarządzania jest skuteczniejszy. 

Automatyzacja jest więc w coraz większym stopniu istotą działania systemów ERP. W przypadku enova365 odpowiada za nią głównie moduł Workflow, który pozwala na zautomatyzowanie pracy, zarówno wewnątrz działów, jak i w całym przedsiębiorstwie poprzez wprowadzone do programu firmowych procedur. Dzięki temu możliwe jest m.in. sprawne przekazywanie koniecznych informacji między pracownikami, co niweluje niepotrzebne przestoje w oczekiwaniu na dane. Wdrożenie workflow w firmie - jak wdrożyć workflow?

W procesie można też uwzględnić obecność osób decyzyjnych, które na poszczególnych etapach muszą dać swoją akceptację. Praktycznym rozwiązaniem pomagającym zadbać o terminowość jest – realizowane przez system – skuteczne informowanie pracowników o ustalonych deadline’ach.  

– Moduł Workflow to koncepcja organizacji pracy, w której o kolejności i zasadach wykonywania zadań przez różnych użytkowników decydują określone wcześniej procedury – wyjaśnia Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow w firmie Soneta. – W uproszczeniu służy on koordynacji pracy wielu użytkowników pracujących na wielu wykorzystywanych w organizacji dokumentach – dodaje.  

Moduł Workflow sprawdza się praktycznie w każdym dziale firmy. W finansach pomaga podjąć właściwe decyzje zakupowe, w księgowości przyspiesza wprowadzanie faktur, a w kadrach pozwala na sprawną realizację bieżących zadań, jak zarządzanie urlopami czy zwolnieniami lekarskimi. W relacjach z klientami usprawnia komunikację i aktualizację danych, sprzedaż może zapomnieć o konieczności ręcznego wystawiania faktur, a w magazynie niezbędna dokumentacja przygotowywana jest automatycznie.  

– Żeby usprawnić wdrożenie Workflow, przygotowaliśmy graficzny edytor procesu. To nic innego jak wirtualna tablica, na którą z przybornika przeciągamy odpowiednie elementy, np. definicje zadań, i łączymy je przejściami, tak jak wymaga tego dany scenariusz biznesowy. Jest to tak przygotowane, że każdy użytkownik będzie potrafił z tego skorzystać – zapewnia Miłosz Papla. 

Osobnym miejscem jest dział produkcji, gdzie wdrożenie automatyzacji znacznie przyspiesza wydajność pracy. Mamy tutaj specjalny moduł ERP enova365 Produkcja, który pozwala na zarządzanie tą częścią przedsiębiorstwa na każdym etapie, ze szczególnym naciskiem na optymalizację i automatyzację.  

Przykładem udanej automatyzacji procesów biznesowych są Młyny Szczepanki. Dzięki enova365 udało się zintegrować systemy finansowe, sprzedażowe, logistyczne i kadrowe firmy, co pozwoliło na większą kontrolę nad zachodzącymi w niej procesami oraz skrócenie czasu ich realizacji. Efekt to m.in. zwiększenie sprzedaży, optymalne zarządzanie cash-flow, poprawa relacji z klientami oraz niższe koszty działalności.

Innym przykładem udanej automatyzacji procesów biznesowych jest firma UHY ECA Outsourcing, która zdecydowała się na wdrożenie platformy do automatyzacji księgowości. Dzięki temu narzędziu udało się zredukować koszty związane z pracą księgowych oraz zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędów. Firma zwiększyła efektywność pracy i poprawiła jakość oferowanych usług. 

Przy pracy zdalnej automatyzacja procesów biznesowych to znacznie więcej niż tylko scedowanie na program komputerowy części czynności. Tutaj odpowiednio przygotowany system zapewnia ciągłość pracy oraz lepszą koordynację zespołu.  

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych to łatwiejsza i efektywniejsza komunikacja między pracownikami oraz szybsza realizacja zadań. Praca zdalna, w połączeniu z automatyzacją procesów, może być korzystna dla firm, które chcą zwiększyć efektywność i obniżyć koszty. 

W takich przypadkach doskonale widać, jak praktycznym rozwiązaniem jest modułowość zaimplementowanych rozwiązań. Enova365 oferuje moduł do organizowania i monitorowania pracy rozproszonej – Praca Hybrydowa, który można doinstalować do działającego już w organizacji systemu ERP tej firmy lub wykorzystać jako samodzielne narzędzie. Enova365 – Praca Hybrydowa umożliwia m.in. koordynację zadań rozproszonych i wieloetapowych, delegowanie, kontrolowanie stanu wykonania i rozliczanie zadań, ewidencjonowanie czasu pracy czy raportowanie. 

Analizy ekspertów wskazują, że w najbliższych latach będziemy obserwować dalszy wzrost wykorzystania automatyzacji przez firmy. Według prognoz firmy Gartner globalny rynek narzędzi do automatyzacji do 2030 r. przyniesie światowej gospodarce dodatkowe 15,6 bln USD. 

Automatyzacja procesów biznesowych to nie tylko nowoczesne rozwiązanie, to także nieodzowny element skutecznego prowadzenia firmy. Współczesne narzędzia – jak enova365 – pozwalają na zwiększenie efektywności pracy oraz obniżenie kosztów działalności, co przekłada się na lepsze wyniki finansowe firmy. To inwestycja, która w dłuższej perspektywie na pewno się opłaci. Wraz ze wzrostem konkurencji i wymagań stawianych przed firmami automatyzacja procesów biznesowych stanie się coraz ważniejszym elementem prowadzenia skutecznego biznesu.