Wdrożenie ustawy zgodnej z dyrektywą 2014/55/UE ma na celu nie tylko usprawnienie procesów wymiany faktur elektronicznych, ale również doprowadzenie do częstszego ich wykorzystywania przez podmioty administracji publicznej.
E-fakturowanie obowiązkiem - skąd ta zmiana?
Jak podaje raport firmy Billentis, ponad 90% z wszystkich faktur wciąż wystawianych jest w formie papierowej. Sytuacja ta jednak powoli zaczyna ulegać zmianie, jako że przedsiębiorcy coraz częściej oczekują możliwości korzystania z form elektronicznych ze swoimi klientami oraz partnerami.
Biorąc pod uwagę fakt, iż rocznie wystawianych jest na całym świecie około 400 miliardów faktur, użycie nowoczesnych systemów służących do ich wymiany wiązałoby się ze znaczną redukcją zarówno kosztów, jak i ilości zużywanego papieru.
Tylko w Polsce każdego roku wystawia się ponad 1,5 miliarda faktur. I choć już od wielu lat przedstawiciele polskich firm mogą wysyłać i odbierać faktury elektroniczne to taka forma wymiany dokumentów stanowi jedynie ułamek wszystkich wykonywanych transakcji handlowych.
Jest tak najprawdopodobniej dlatego, iż do tej pory faktury te są wprowadzane ręcznie; przesyłane w formie plików graficznych (PDF, JPG) dokumenty nie były rozpoznawane przez systemy finansowo-księgowe -automatyzacja obiegu dokumentów była więc niemożliwa.
Nowe przepisy, zgodne z unijną dyrektywą 2014/55/UE, rozwiązują jednak ten problem dzięki wprowadzeniu obowiązku korzystania przez podmioty administracji publicznej z tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Czym dokładnie jest faktura ustrukturyzowana?
Dokument nazywany elektroniczną fakturą ustrukturyzowaną jest plikiem utworzonym w formacie określonym przez nowo obowiązujące przepisy, który może być automatycznie odczytany i przetwarzany przez dzisiejsze systemy finansowo-księgowe.
Oznacza to, iż przykładami takiej faktury nie są pliki graficzne, tak często wykorzystywane przez polskich przedsiębiorców. Formami zgodnymi z nowymi zasadami fakturowania są pliki ustrukturyzowane takie jak XML, UBL, IDOC, czy EDIFACT. Tylko takie nie wymagają wykonania żadnej dodatkowej pracy, aby figurować w bazie danych.
W Polsce, wymiana elektronicznych faktur będzie odbywała się przy pomocy bezpłatnej Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), w pełni zgodnej ze standardami OpenPEPPOL – europejskiej organizacji non-profit, która zarządza siecią usług wymiany dokumentów elektronicznych w modelach B2G oraz B2B.
W krajach takich jak Belgia, Dania, oraz Finlandia, standardy te są już normą od lat.
Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii jeszcze pod koniec zeszłego roku poinformowało, iż do dnia 1 sierpnia 2019r. zamawiający nie będzie zobowiązany do przyjmowania przez PEF faktur o wartości poniżej 30 tys. euro. Po tej dacie jednak, przepisy będą dotyczyć już wszystkich zamówień publicznych.
Co należy więc zrobić, aby się przygotować?
Choć w kilku prostych słowach można powiedzieć, iż wystarczy wprowadzić w swojej firmie nowe procedury fakturowania, które będą zgodne z nadchodzącymi przepisami, to jednak w rzeczywistości zadanie to okazuje się być nieco bardziej skomplikowane.
W czasach, gdy automatyzacja procesów biznesowych zaczyna odgrywać coraz większą rolę, firmy są niemal zmuszone do szukania sposobów na to, by zarówno zwiększyć swoją efektywność, jak i zmniejszyć koszty.
Biorąc pod uwagę, że w przyszłości możemy spodziewać się rozszerzenia cyfryzacji na procesy, takie jak dostarczenie awizo dostawy oraz potwierdzenie odbioru, najlepiej jest zacząć korzystać z technologii, które będą w stanie wspierać działania naszej firmy przez wiele kolejnych lat.
Można tego dokonać, na przykład nawiązując współpracę z jednym z dostawców usług oraz systemów EDI (Electronic Data Interchange), takich jak Comarch, których rozwiązania są w pełni kompatybilne z rządową platformą.
Comarch jest nie tylko członkiem organizacji OpenPEPPOL, ale również oficjalnym punktem dostępu Peppol AccessPoint, przez co oferowane przez firmę rozwiązanie - Comarch E-Invoicing - zapewnia swobodną i niezawodną wymianę faktur elektronicznych z podmiotami administracji publicznej zarówno w Polsce, jak i w innych krajach europejskich (Dania, Holandia, Szwecja).
Firma gwarantuje zgodność z wymaganiami prawnymi państw, takich jak Włochy, Francja czy Hiszpania, które już jakiś czas temu wprowadziły swoje własne przepisy dotyczące e-fakturowania oraz podkreśla, iż system jest w stanie przekształcić faktury stworzone wg formatu systemu księgowego klienta tak, aby miały formę właściwą dla danego odbiorcy w danym kraju.
Rozwiązanie firmy Comarch pozwala na znaczne przyśpieszenie realizacji płatności oraz minimalizuje ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego, a wykorzystanie go do realizacji procesów fakturowania pozwoli Twojej firmie osiągać jeszcze lepsze wyniki.
Wejdź na stronę www.pef.comarch.pl, aby dowiedzieć się więcej.
Artykuł sponsorowany
