Jak optymalizować rekrutacje?

Przedłużająca się rekrutacja to wyższe koszty dla pracodawcy. Organizacjom zależy na krótszych i bardziej skutecznych procesach pozyskania pracowników, dlatego niezbędna jest ich optymalizacja. Sprawdź, jak możesz zaoszczędzić pieniądze w firmie.

Rekrutacja nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Czasami jest to wynikiem braku odpowiednich kandydatów na rynku. Warto jednak przyjrzeć się już zakończonym procesom rekrutacyjnym i przeprowadzić analizę:

• współpracy rekrutera z Hiring Managerem
• persony rekrutacyjnej (czy stworzyliśmy profil kandydata, czy nasze wymagania i oczekiwania były zgodne z potrzebami na dane stanowisko)
• jakości ogłoszenia o pracę
• sposobów dotarcia do kandydatów o odpowiednim profilu
• otrzymanych aplikacji (w tym źródeł i dopasowania)
• rozmów z kandydatami
• procesu podejmowania decyzji o zatrudnieniu
• onboardingu
• stworzonych raportów
• innych działań prowadzonych w związku z rekrutacją.

Te wszystkie elementy wpływają na jakość rekrutacji, jej długość i koszty. W celu optymalizacji warto skupić się na trzech interesariuszach procesu: rekruterze, kandydacie i Hiring Managerze.

Chcąc zoptymalizować rekrutacje, warto pochylić się nad rolą Hiring Managera, czyli osoby zgłaszającej potrzebę pozyskania nowego pracownika. Pełni on istotną rolę w całym procesie, ale jak o niego zadbać? Warto stworzyć Hiring Managerowi środowisko do skutecznej współpracy z innymi uczestnikami rekrutacji.

Relacje między nimi nie należą do najłatwiejszych, dlatego warto ustalić, kiedy i jakie informacje Hiring Manager powinien dostarczyć rekruterowi (np. czy wymagane umiejętności powinny zostać opisane już na etapie składania wniosku o założenie rekrutacji, czy może później) oraz podział obowiązków w ramach tworzenia profilu idealnego kandydata oraz ogłoszenia o pracę. To niezbędne działania umożliwiające dotarcie z ofertą do dopasowanych osób. Warto pamiętać, że Hiring Manager ma wiele obowiązków oprócz działań rekrutacyjnych, dlatego potrzebuje przestrzeni, w której:

• może wysyłać wnioski o rozpoczęcie rekrutacji
• otrzymuje wyselekcjonowanych kandydatów do oceny
• ma możliwość akceptacji i odrzucenia kandydatów (w przypadku odrzucenia powinien podać konkretne powody – to istotne do udzielenia wartościowego feedbacku kandydatowi)
• widoczne są wszystkie informacje i notatki zamieszczone przez rekrutera
• może udzielać feedbacku rekruterowi.

Zoptymalizowanie działań Hiring Managera przynosi pozytywne efekty we współpracy z rekruterem, co pozwala na szybsze i skuteczniejsze zakończenie procesów rekrutacyjnych.

Dla kandydata biorącego udział w rekrutacji najważniejszy jest feedback, niezależenie od etapu procesu. Przekazanie informacji zwrotnej to oznaka szacunku dla kandydata, który poświęcił swój czas na aplikację, rozmowę z rekruterem czy wykonanie zadania rekrutacyjnego. Jednak komunikacja z każdym kolejnym aplikującym jest niezwykle czasochłonna i wyczerpująca. Aby zoptymalizować obszar kandydata i oszczędzić czas, rekruter może stworzyć wzorce feedbacku oraz listy "to-do" oraz planować działania w terminarzu, co pozwoli mu zorganizować i zadbać o efektywną komunikację ze wszystkimi aplikującymi. 

Przyglądając się obszarom Hiring Managera i kandydata można zauważyć, jak dużą rolę pełni w nich rekruter. Założenie rekrutacji, opracowanie persony, prowadzenie procesu, odpowiedzialność za sprawną współpracę z Hiring Managerem oraz dbanie o komunikację to bardzo angażujące i wymagające działania. W międzyczasie rekruter jest odpowiedzialny za publikację ogłoszenia o pracę. Dodanie oferty do wielu portali, serwisów i mediów społecznościowych zajmuje bardzo dużo czasu i jest niezbędne, aby uzyskać satysfakcjonującą liczbę aplikacji, które następnie musi przeanalizować by wyselekcjonować najlepszych kandydatów. Przydatne w tym przypadku okazują się narzędzia i formularze, umożliwiające automatyczną publikację ogłoszeń oraz zebranie CV w jednym miejscu.

Rekruter może optymalizować swoją pracę również dzięki zaplanowaniu czasu na rozmowy z kandydatami. Dobrą praktyką jest zostawienie informacji o swojej dostępności (np. na końcu SMS-a, podczas rozmowy telefonicznej lub w stopce mailowej. Kandydaci i rekruterzy mogą pracować w innych godzinach, mieć inną dyspozycyjność na spotkania, a taka informacja pozwoli znaleźć wspólny, odpowiadający obu stronom termin rozmowy.

Obniżanie kosztów konkretnego etapu rekrutacji nie zapewni oszczędności organizacji w dłuższej perspektywie, dlatego warto postawić na sprawdzone narzędzia, takie jak systemy ATS i automatyzację procesów. Dzięki HRlink pozyskasz dopasowanych kandydatów w krótszym czasie i zadbasz o komfort wszystkich uczestników procesu rekrutacyjnego.

Publikowanie oferty pracy na wielu portalach zajmuje dużo czasu rekruterowi? Z pomocą przychodzi funkcja multipostingu ogłoszeń. Z HRlink możesz automatycznie zamieścić swoją ofertę w mediach społecznościowych oraz kilkudziesięciu darmowych i płatnych portalach. Dzięki większemu zasięgowi ogłoszeń, pracodawca dotrze do dopasowanych kandydatów, zwiększy liczbę otrzymywanych aplikacji i szybciej zakończy rekrutację.

Publikowanie ogłoszenia o pracę w wielu portalach często wiąże się z uciążliwym przeglądaniem serwisów w celu zebrania napływających aplikacji, co negatywnie wpływa na komunikację z kandydatami. Z HRlink pracodawcy mogą zautomatyzować również ten etap rekrutacji i ułatwić pracę rekruterom, którzy znajdą wszystkie CV w jednym miejscu i zaplanują swoje działania. To pozwoli im również na szybszą komunikację z kandydatami, dzięki możliwości przygotowania szablonów email czy wysyłaniu SMS-ów z poziomu narzędzia.

Dobry system rekrutacyjny usprawnia komunikację na linii rekruter-Hiring Manager. HRlink pozwala na stworzenie zespołu projektowego, w którym wszystkie informacje o aplikujących są gromadzone w jednym miejscu. Dzięki temu jego członkowie mogą stale monitorować rekrutację, dodawać notatki i sprawniej podejmować decyzje dotyczące kandydatów.

Polecenia pracownicze to jedno z najskuteczniejszych źródeł pozyskiwania dopasowanych kandydatów. Jak przekonać obecnie zatrudnione osoby do promowania aktualnych rekrutacji na swoich profilach w mediach społecznościowych lub wśród znajomych? Z pomocą przychodzi moduł poleceń pracowniczych HRlink. Jednak samo narzędzie nie wystarczy – trzeba dbać o Employer Branding i stworzyć w firmie warunki, które pracownicy będą doceniać.

Zastanawiasz się, dlaczego prowadzone rekrutacje generują wysokie koszty, a jednocześnie nie przynoszą oczekiwanych efektów? Jak sam widzisz, problemy mogą być różne – warto przeanalizować swoje dotychczasowe działania, a potem zoptymalizować nie tylko technologię, ale również procesy.