Dobre wieści dla właścicieli firm. Od 2018 roku zmienią się zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej – czas zostanie skrócony z 50 do 7 i 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Nadal na pracodawcy będzie ciążyć obowiązek skrupulatnego przechowywania tych dokumentów, czyli wyboru miejsca, w którym nie ulegną zniszczeniu czy zgubieniu.
Zgodnie z opinią Ministerstwa Rozwoju, problem z bardzo długim, bo wynoszącym 50 lat okresem przechowywania dokumentacji kadro-płacowej, to bolączka wielu polskich przedsiębiorców. Od stycznia 2018 roku sytuacja zmieni się, bo dokumenty pracownicze będą musiały być przechowywane przez zdecydowanie krótszy czas - 7 i 10 lat. To ważne, ponieważ według szacunków resortu, koszty administracyjne w gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą obecnie... 130 mln zł
Uwaga! E-dokumenty to dokumenty pomocnicze
Drugą istotną zmianą będzie możliwość wyboru elektronicznej formy prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Jednak, jak zauważają eksperci, e-dokumenty będą mogły mieć wyłącznie charakter pomocniczy. Co to oznacza w praktyce?
- Ministerstwo Rozwoju dopuści korzystanie z dokumentów elektronicznych, co może uprościć obsługę akt osobowych i dokumentów powstających w ramach stosunku pracy. Trzeba tylko pamiętać, że choć e-dokumenty będą miały taką samą moc prawną jak ich papierowe odpowiedniki, pracodawcy nadal będą zobowiązani do przechowywania akt w formie papierowej. Dokumenty elektroniczne mają mieć bowiem charakter wyłącznie pomocniczy.
Dokumenty firmowe – pozostałe obowiązki
Obok dokumentacji pracowniczej, obowiązkiem pracodawcy nadal będzie przechowywanie dokumentów podatkowych oraz dokumentów ZUS. Zgodnie z przepisami:
- Dokumentację podatkową należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dokumenty zgłoszeniowe do ZUS trzeba przechowywać tak długo, jak prowadzi się działalność gospodarczą.
- Dokumenty rozliczeniowe ZUS należy przechowywać 10 lat od daty przesłania ich do ZUS.
- Dokumenty płatnicze ZUS mamy obowiązek przechowywać do momentu przedawnienia się zobowiązań podatkowych lub potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych.
Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?
Nowe zmiany znacząco zbliżają nas do innych krajów Unii Europejskiej. Dla przykładu w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się przez 6 lat, a we Francji przez 5 lat. Nie zmienia to faktu, że nadal to tony papieru, który należy gromadzić w miejscu bezpiecznym. Tak, aby w razie kontroli móc okazać właściwe i uniknąć kłopotliwego postępowania administracyjnego i grzywien. Popularnym rozwiązaniem do przechowywania wszelkiego rodzaju dokumentacji firmowej są magazyny samoobsługowe w self storage.
– Przedsiębiorca może wynająć boks na dowolny okres czasu, nawet 10 lat lub dłuższy. Co więcej, dobiera wielkość boksu do własnych potrzeb, więc jeżeli dokumentów jest dużo może wybrać magazyn o wielkości np. 10 m2, a jeżeli firma jest młoda, zdecydować się na niewielką komórkę. Nie to jest jednak najważniejsze. Kluczowe są bowiem czynniki atmosferyczne, jakie panują w self storage, oraz wysoki współczynnik bezpieczeństwa, gwarantowany nowoczesnym monitoringiem i systemami alarmowymi. Te aspekty sprawiają, że nic, co zostanie tu przechowane, nie ulegnie zniszczeniu – podsumowuje Przemysław Główczewski.
