Trwa ładowanie...

Cenimy Twoją prywatność

Kliknij "AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU", aby wyrazić zgodę na korzystanie w Internecie z technologii automatycznego gromadzenia i wykorzystywania danych oraz na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Wirtualną Polskę, Zaufanych Partnerów IAB (876 partnerów) oraz pozostałych Zaufanych Partnerów (403 partnerów) a także udostępnienie przez nas ww. Zaufanym Partnerom przypisanych Ci identyfikatorów w celach marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań i mierzenia ich skuteczności) i pozostałych, które wskazujemy poniżej. Możesz również podjąć decyzję w sprawie udzielenia zgody w ramach ustawień zaawansowanych.


Na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody Wirtualna Polska, Zaufani Partnerzy IAB oraz pozostali Zaufani Partnerzy będą przetwarzać Twoje dane osobowe zbierane w Internecie (m.in. na serwisach partnerów e-commerce), w tym za pośrednictwem formularzy, takie jak: adresy IP, identyfikatory Twoich urządzeń i identyfikatory plików cookies oraz inne przypisane Ci identyfikatory i informacje o Twojej aktywności w Internecie. Dane te będą przetwarzane w celu: przechowywania informacji na urządzeniu lub dostępu do nich, wykorzystywania ograniczonych danych do wyboru reklam, tworzenia profili związanych z personalizacją reklam, wykorzystania profili do wyboru spersonalizowanych reklam, tworzenia profili z myślą o personalizacji treści, wykorzystywania profili w doborze spersonalizowanych treści, pomiaru wydajności reklam, pomiaru wydajności treści, poznawaniu odbiorców dzięki statystyce lub kombinacji danych z różnych źródeł, opracowywania i ulepszania usług, wykorzystywania ograniczonych danych do wyboru treści.


W ramach funkcji i funkcji specjalnych Wirtualna Polska może podejmować następujące działania:

  1. Dopasowanie i łączenie danych z innych źródeł
  2. Łączenie różnych urządzeń
  3. Identyfikacja urządzeń na podstawie informacji przesyłanych automatycznie
  4. Aktywne skanowanie charakterystyki urządzenia do celów identyfikacji

Cele przetwarzania Twoich danych przez Zaufanych Partnerów IAB oraz pozostałych Zaufanych Partnerów są następujące:

  1. Przechowywanie informacji na urządzeniu lub dostęp do nich
  2. Wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru reklam
  3. Tworzenie profili w celu spersonalizowanych reklam
  4. Wykorzystanie profili do wyboru spersonalizowanych reklam
  5. Tworzenie profili w celu personalizacji treści
  6. Wykorzystywanie profili w celu doboru spersonalizowanych treści
  7. Pomiar efektywności reklam
  8. Pomiar efektywności treści
  9. Rozumienie odbiorców dzięki statystyce lub kombinacji danych z różnych źródeł
  10. Rozwój i ulepszanie usług
  11. Wykorzystywanie ograniczonych danych do wyboru treści
  12. Zapewnienie bezpieczeństwa, zapobieganie oszustwom i naprawianie błędów
  13. Dostarczanie i prezentowanie reklam i treści
  14. Zapisanie decyzji dotyczących prywatności oraz informowanie o nich

W ramach funkcji i funkcji specjalnych nasi Zaufani Partnerzy IAB oraz pozostali Zaufani Partnerzy mogą podejmować następujące działania:

  1. Dopasowanie i łączenie danych z innych źródeł
  2. Łączenie różnych urządzeń
  3. Identyfikacja urządzeń na podstawie informacji przesyłanych automatycznie
  4. Aktywne skanowanie charakterystyki urządzenia do celów identyfikacji

Dla podjęcia powyższych działań nasi Zaufani Partnerzy IAB oraz pozostali Zaufani Partnerzy również potrzebują Twojej zgody, którą możesz udzielić poprzez kliknięcie w przycisk "AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU" lub podjąć decyzję w sprawie udzielenia zgody w ramach ustawień zaawansowanych.


Cele przetwarzania Twoich danych bez konieczności uzyskania Twojej zgody w oparciu o uzasadniony interes Wirtualnej Polski, Zaufanych Partnerów IAB oraz możliwość sprzeciwienia się takiemu przetwarzaniu znajdziesz w ustawieniach zaawansowanych.


Cele, cele specjalne, funkcje i funkcje specjalne przetwarzania szczegółowo opisujemy w ustawieniach zaawansowanych.


Serwisy partnerów e-commerce, z których możemy przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody znajdziesz tutaj.


Zgoda jest dobrowolna i możesz ją w dowolnym momencie wycofać wywołując ponownie okno z ustawieniami poprzez kliknięcie w link "Ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce każdego serwisu.


Pamiętaj, że udzielając zgody Twoje dane będą mogły być przekazywane do naszych Zaufanych Partnerów z państw trzecich tj. z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.


Masz prawo żądania dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia przetwarzania danych, złożenia sprzeciwu, złożenia skargi do organu nadzorczego na zasadach określonych w polityce prywatności.


Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień Twojej przeglądarki oznacza, że pliki cookies będą umieszczane w Twoim urządzeniu końcowym. W celu zmiany ustawień prywatności możesz kliknąć w link Ustawienia zaawansowane lub "Ustawienia prywatności" znajdujący się w stopce każdego serwisu w ramach których będziesz mógł udzielić, odwołać zgodę lub w inny sposób zarządzać swoimi wyborami. Szczegółowe informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz w polityce prywatności.

Notowania
Przejdź na
Mateusz Ratajczak
Mateusz Ratajczak
|

Przedsiębiorcy mogą pozbyć się tysięcy dokumentów. Wszystko będzie można zapisać na dysku komputera

6
Podziel się:

Archiwum dokumentów - to w zasadzie niezbędne pomieszczenie w każdej firmie. W Polsce najczęściej stosy dokumentów leżą w piwnicach przedsiębiorców. Dlaczego? Bo ci mają obowiązek przechowywania niektórych akt nawet przez pół wieku! Ministerstwo Rozwoju zapewnia, że szybko skończy z tym absurdem.

Przedsiębiorcy mogą pozbyć się tysięcy dokumentów. Wszystko będzie można zapisać na dysku komputera
(Andrzej Hulimka/REPORTER)

Pan Krzysztof przez ostatnie 28 lat prowadzi własny biznes - fabrykę plastikowych opakowań. Na stałe zatrudnia 100 osób. Rotacja pracowników jest duża. Ze względu na branżę i ciężką pracę przy maszynach wymienia załogę w zasadzie co pół roku. Nie zmienia się tylko ekipa z działu pracowniczego, która zajmuje się dokumentacją pracowniczą.

Z roku na rok w firmie Krzysztofa papierów jest coraz więcej. Stosy dokumentów można mierzyć już nie tylko w liczbie kartek, a w metrach. Często w setkach. To wcale nie jest biznesowe science-fiction. To realia.

Samo utrzymanie dokumentacji kosztuje wszystkich polskich przedsiębiorców ponad 100 mln zł rocznie. Jesteśmy światowym ewenementem pod względem okresu przechowywania dokumentów.

W Wielkiej Brytanii pracodawcy przechowują akta pracownicze przez 6 lat. I dotyczy to zarówno dokumentacji płacowej, jak i osobowej. Niemcy są nieco bardziej rygorystyczni. Dokumentacja płacowa musi być w firmie przez 10 lat. Dokumentacja osobowa przez 6 lat. Krócej akta trzeba trzymać we Francji, Włoszech, Holandii, Szwajcarii. W USA i Kanadzie wystarczą 3 lata, by móc o papierach zapomnieć. Trend wyznacza Singapur. Tam dokumentacja musi być w firmie tylko dwa lata.

Czym się różni dokumentacja płacowa od osobowej?

  • Dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy gromadzone przez pracodawcę w oparciu o obowiązujące przepisy prawa.
  • Akta osobowe – teczka pracownika - są najbardziej rozpoznawalnym elementem dokumentacji pracowniczej. Dokumenty w nich zgromadzone muszą być kompletne i ułożone w układzie chronologicznym. Stanowią one papierowe odzwierciedlenie przebiegu zatrudnienia.
  • Oprócz akt osobowych pracodawca zobowiązany jest prowadzić m.in. kartę ewidencji czasu pracy, ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację. Do tego dochodzą rejestry takie jak: rejestr wypadków przy pracy, rejestr przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy, rejestr prac wykonywanych.
  • Dokumentacja płacowa dotyczy wypłaconego wynagrodzenia oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Dlaczego w Polsce jest to aż pięć dekad? Chodzi o dobro pracownika. Archiwizacja akt przez pół wieku ma umożliwić uzyskanie emerytury przez pracownika. Dokumenty zgromadzone w dokumentacji pracowniczej są niezbędnym elementem, by potwierdzić okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia w momencie złożenia do ZUS wniosku o emeryturę. Jednocześnie, dokumentacja archiwalna ma umożliwić ewentualne dochodzenie roszczeń ze stosunku pracy przed sądem W skrócie: pracodawca w całości ponosi odpowiedzialność za dokumentację, którą po latach potrzebuje pracownik. Jednocześnie to pracodawca ponosi pełne koszty archiwizowania danych.

Trzeba jednak dodać, że po upływie kilkudziesięciu lat pracownik wcale nie ma pewności, że odnajdzie swoje dokumenty. O problemie dowiaduje się zwykle tuż przed emeryturą lub rentą. Dlaczego tak się dzieje? Firmy od lat korzystają z archiwów. W ciągu np. 40 lat firma mogła zostać dawno zlikwidowana, a ustalenie gdzie są dokumenty bywa niemożliwe. Dokumenty często są też zniszczone.

Idzie nowe - elektronizacja akt

Już niebawem ma się zmienić.

Obowiązki będą podzielone, będzie też taniej. Ministerstwo Rozwoju postawiło na elektronizację akt pracowniczych. To element pakietu „100 zmian dla firm”. Ustawa pozytywnie przeszła przez Radę Ministrów i czeka na głosowania w Sejmie.

Jakie nowości czekają na przedsiębiorców? Przede wszystkim znacznemu skróceniu ulegnie czas przechowywania dokumentów. Zamiast 50 lat, będzie to już tylko 10 lat. Jest to możliwe dzięki przekazaniu do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych danych niezbędnych do przyznania pracownikowi emerytury albo renty. Każdy ubezpieczony pracownik będzie mógł zweryfikować dane przekazane na jego indywidualne konto w ZUS. Wystarczy zalogować się na Platformie Usług Elektronicznych ZUS lub przeanalizować wysyłaną corocznie przez ZUS, do wszystkich ubezpieczonych, informację o stanie konta.

Zdaniem resortu, taki czas gwarantuje także, że pracownik wciąż może korzystać z dokumentów w razie sporu sądowego.

Elektronizacja akt w praktyce. Co zmiana oznacza dla przedsiębiorców?

  • Okres przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy będzie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiana obejmie wszystkich zatrudnionych od 01.01.2019 r. . Pracodawca będzie mógł zdecydować czy 10-letni okres będzie dotyczył też zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
  • Przepisy umożliwią tworzenie, gromadzenie i archiwizowanie dokumentów pracowniczych w postaci elektronicznej.
  • Digitalizacja ma przyśpieszyć opracowywanie akt pracowniczych. Skróceniu ulegnie czas poszukiwania odpowiednich akt. Firma zaoszczędzi na elektronicznych dokumentach.
  • Dokumenty będą odpowiednio zabezpieczone. Jednym z obowiązków będzie zachowanie poufności, tj. ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób upoważnionych (np. pracowników kadr).
  • Zakład Ubezpieczeń Społecznych będzie przechowywał niezbędne dane do otrzymania świadczenia emerytalno-rentowego przez pracownika.

Jednocześnie, firma będzie mogła w całości digitalizować akta. Pracodawca będzie mógł (ale wcale nie musi) digitalizować wszelkie dokumenty. Oczywiście, pliki z danymi będzie musiał zabezpieczyć zgodnie z przepisami.

Patrząc na proponowane przepisy może się wydawać, że to będzie skomplikowane rozwiązanie. Ale takie nie jest.

Jeżeli i pracodawca, i pracownik posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, to dokumentacja pracownicza będzie mogła od razu powstać w postaci elektronicznej.

Zdecydowana większość pracowników takiego podpisu kwalifikowanego nie posiada, dlatego opracowany został sposób przekształcenia dokumentu papierowego w elektroniczny i odwrotnie. Dokument elektroniczny, który powstanie z takiego przekształcenia zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną pracodawcy i zapisany w bezpiecznej bazie danych. Elektronizacja nie będzie obligatoryjna, dlatego każdy pracodawca będzie mógł oszacować korzyści i koszty przyjęcia takiego rozwiązania.

W tej chwili pracodawcy mają oczywiście niezbędne programy komputerowe, by takie czynności wykonywać. Jednak to tylko pomoc. Dokumenty w razie sprawy sądowej nie mają zbyt wielkiej wartości dowodowej. Projekt ustawy jednoznacznie przesądza, że elektroniczne dokumenty mają jednakową moc prawną, jak ich papierowe odpowiedniki.

Pracodawca musi współpracować

Aby pracodawcy poczuli ulgę, sami będą musieli trochę dać od siebie. Ustawa gwarantuje skrócenie okresu przechowywania dokumentów dla osób zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.

Dla pracowników zatrudnionych w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Okres ten się skróci, jeżeli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych. Oczywiście musi ostatecznie te raporty złożyć. Wtedy okres przechowywania akt ulegnie skróceniu.

Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. Za te osoby nie ma możliwości złożenia raportów informacyjnych. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy będzie przechowywana przez 50 lat od dnia rozwiązania umowy.

Partnerem materiału jest PARP

wiadomości
gospodarka
gospodarka polska
Oceń jakość naszego artykułu:
Twoja opinia pozwala nam tworzyć lepsze treści.
KOMENTARZE
(6)
WYRÓŻNIONE
oki
7 lat temu
Czemu 5 dekad? Ano z prostego powodu - Nieudolnego ZUS-u. Łatwiej kompetencje ZUS przerzucić na zakłady pracy, podobnie jak ułatwieniem w Ubezpieczeniach jest obciążenie tymi kosztami zakładu pracy zamiast pracownika. Co mnie, jako zatrudniającego, obchodzi czy pracownik płaci sobie ZUS czy nie? To moja brocha? Ale nieudolne Państwo, które uważa się za najlepsze i najmądrzejsze w Świecie (tak, teraz Morawiecki będzie Europę uczył !) przerzuca wszelkie obciążenia na pracodawców, a nie na pracowników. Czemu? Bo przecież polski pracownik to w linii prostej pochodna chłopa pańszczyźnianego, który ani be, ani me, ani kukuryku... Przynajmniej tak sądzi Państwo. To zły zatrudniający ma OBOWIĄZEK znać się na wszystkim i ponosić odpowiedzialność za wszystko, choć powinien mieć to gdzieś. To pracownika odpowiedzialność, by płacił sobie Ubezpieczenie czy podatek od swoich zarobków, jego odpowiedzialność i jego interes.
antymanipulan...
7 lat temu
To miało być już dawno a jeszcze długo nie będzie. Już kilka lat się przechowuje dokumentację na dyskach i co z tego jak papierów hałdy bo przeklęci urzędnicy nic nie chcą i nie umieją . Miliardy poszły na cyfryzację urzędów i stale działają jak za komuny bo to komuna . Podatnik i budżet tracą miliardy rocznie z tego powodu, dziesiątki mld rocznie !!! a można by było na przykład obniżyć podatki o połowę lub więcej wyrzucając 2/3 urzędników na bruk bo są nikomu nie potrzebni . To mafia .
Yo
7 lat temu
[QUOTE] Przedsiębiorcy mogą pozbyć się tysięcy dokumentów. Wszystko będzie można zapisać na dysku komputera [/QUOTE] - a po pewnym czasie okaże się, że zamiast dysku mamy tylko kawałek rozmagnesowanego złomu - jest to na rękę wyłącznie kanciarzom, a wszystkim innym na zgubę i to oni za to zapłacą z powodu zniszczenia zobowiązań wobec nich.
NAJNOWSZE KOMENTARZE (6)
ŚwiętyAntoni
2 lata temu
Mądrale zmniejszyli okres archiwizacji dokumentów pracowniczych, tylko dlaczego nie przekształcili wszystkich dokumentów z byłych zakładów w elektroniczne, by można było je odzyskać do przedłożenia w ZUS, obecnie problemem jest dla wielu tysięcy przyszłych emerytów znalezienia dokumentów co wiąże się z zaniżeniem ich emerytur, osobiście przez te zmiany wprowadzane przez władze doprowadziły do utraty moich zarobków za okres dziewiętnastu lat pracy, przecież nie do każdej osoby docierały takie wiadomości, jak skrócony okres archiwizacji, czy w takim przypadku takie dokumenty nie powinny być przesyłane do ZUS przed ich zniszczeniem, oczywiście rząd o to nie zadbał, myślę że celowo
oki
7 lat temu
Czemu 5 dekad? Ano z prostego powodu - Nieudolnego ZUS-u. Łatwiej kompetencje ZUS przerzucić na zakłady pracy, podobnie jak ułatwieniem w Ubezpieczeniach jest obciążenie tymi kosztami zakładu pracy zamiast pracownika. Co mnie, jako zatrudniającego, obchodzi czy pracownik płaci sobie ZUS czy nie? To moja brocha? Ale nieudolne Państwo, które uważa się za najlepsze i najmądrzejsze w Świecie (tak, teraz Morawiecki będzie Europę uczył !) przerzuca wszelkie obciążenia na pracodawców, a nie na pracowników. Czemu? Bo przecież polski pracownik to w linii prostej pochodna chłopa pańszczyźnianego, który ani be, ani me, ani kukuryku... Przynajmniej tak sądzi Państwo. To zły zatrudniający ma OBOWIĄZEK znać się na wszystkim i ponosić odpowiedzialność za wszystko, choć powinien mieć to gdzieś. To pracownika odpowiedzialność, by płacił sobie Ubezpieczenie czy podatek od swoich zarobków, jego odpowiedzialność i jego interes.
antymanipulan...
7 lat temu
To miało być już dawno a jeszcze długo nie będzie. Już kilka lat się przechowuje dokumentację na dyskach i co z tego jak papierów hałdy bo przeklęci urzędnicy nic nie chcą i nie umieją . Miliardy poszły na cyfryzację urzędów i stale działają jak za komuny bo to komuna . Podatnik i budżet tracą miliardy rocznie z tego powodu, dziesiątki mld rocznie !!! a można by było na przykład obniżyć podatki o połowę lub więcej wyrzucając 2/3 urzędników na bruk bo są nikomu nie potrzebni . To mafia .
Yo
7 lat temu
[QUOTE] Przedsiębiorcy mogą pozbyć się tysięcy dokumentów. Wszystko będzie można zapisać na dysku komputera [/QUOTE] - a po pewnym czasie okaże się, że zamiast dysku mamy tylko kawałek rozmagnesowanego złomu - jest to na rękę wyłącznie kanciarzom, a wszystkim innym na zgubę i to oni za to zapłacą z powodu zniszczenia zobowiązań wobec nich.

© 2025 WIRTUALNA POLSKA MEDIA S.A.

Pobieranie, zwielokrotnianie, przechowywanie lub jakiekolwiek inne wykorzystywanie treści dostępnych w niniejszym serwisie - bez względu na ich charakter i sposób wyrażenia (w szczególności lecz nie wyłącznie: słowne, słowno-muzyczne, muzyczne, audiowizualne, audialne, tekstowe, graficzne i zawarte w nich dane i informacje, bazy danych i zawarte w nich dane) oraz formę (np. literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne, programy komputerowe, plastyczne, fotograficzne) wymaga uprzedniej i jednoznacznej zgody Wirtualna Polska Media Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, będącej właścicielem niniejszego serwisu, bez względu na sposób ich eksploracji i wykorzystaną metodę (manualną lub zautomatyzowaną technikę, w tym z użyciem programów uczenia maszynowego lub sztucznej inteligencji). Powyższe zastrzeżenie nie dotyczy wykorzystywania jedynie w celu ułatwienia ich wyszukiwania przez wyszukiwarki internetowe oraz korzystania w ramach stosunków umownych lub dozwolonego użytku określonego przez właściwe przepisy prawa.
Szczegółowa treść dotycząca niniejszego zastrzeżenia znajduje się tutaj.