Kiedy można udzielić pełnomocnictwa i w jakiej formie?
Pełnomocnictwa może udzielić każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie jest objęta błędami oświadczenia woli (np. brak świadomości). Dla pełnomocnictw udzielanych na terenie Polski właściwą formą jest forma przewidziana dla czynności, której dotyczy pełnomocnictwo.
Przykład: do odbioru dokumentów z księgowości -> forma zwykła pisemna sprzedaż udziałów w spółce -> forma z podpisem notarialnie poświadczonym nabycie nieruchomości -> forma aktu notarialnego.
Jednakże należy pamiętać, że forma notarialna ma najsilniejszą moc dowodową i takie pełnomocnictwo najtrudniej jest zakwestionować, np. dokonując prostych czynności w urzędzie, które formalnie mogłyby wymagać wyłącznie formy pisemnej. Forma aktu notarialnego pozwala także na nieograniczone wydawanie wypisów – kolejnych egzemplarzy dokumentu, w przypadku np. jego zagubienia. Notariusz podczas spotkania wskaże, jaka forma, rodzaj i treść pełnomocnictwa jest właściwa, tak aby zakres pełnomocnictwa nie budził wątpliwości interpretacyjnych, dbając o zgodność jego postanowień z obowiązującymi przepisami prawa.
Jaki rodzaj pełnomocnictwa należy wybrać? Czym różni się pełnomocnictwo ogólne od rodzajowego i szczególnego?
Pełnomocnictwo ogólne dotyczy całej kategorii czynności, np. administrowania majątkiem (pod rygorem nieważności na piśmie). Pełnomocnictwo rodzajowe, wskazuje już na konkretne czynności, zawężając ogólną dyspozycję, np. umowy najmu (wymagane do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu). Pełnomocnictwo szczególne wskazuje na indywidualne czynności i jest wymagane np. w przypadku sprzedaży czy zakupu nieruchomości.
Czy pełnomocnictwa można udzielić tylko będąc w kraju?
Pełnomocnictwa można udzielić, będąc w dowolnym miejscu w kraju lub na świecie. Jeżeli wymaga ono lub chcemy nadać mu formę notarialną, możemy skorzystać z odpowiednika tej formy w kraju jego udzielenia. Pamiętajmy, że dla pełnomocnictwa udzielonego za granicą wystarczająca i skuteczna jest forma właściwa dla prawa miejsca jego wystawienia czyli niekoniecznie zgodna z formą wymaganą w naszym kraju. Ponadto takie pełnomocnictwo przed wysłaniem do Polski musi być opatrzone właściwą klauzulą legalizacyjną. Dlatego w każdym przypadku należy skonsultować się z notariuszem, który ma dokonywać na podstawie takiego pełnomocnictwa czynności notarialnej w Polsce. Notariusz sprawdzi zakres i treść pełnomocnictwa udzielonego za granicą i potwierdzi czy jest wystarczające dla konkretnej czynności notarialnej dokonywanej w Polsce.
W jaki sposób pełnomocnictwo uchroni majątek?
Udzielając pełnomocnictwa, w szczególności gdy jest ono szerokie w swoim zakresie, możemy zabezpieczyć możliwość zarządu i administrowania majątkiem na wypadek wszelkiej niedyspozycyjności – wyjazdu, pobytu w szpitalu, utraty świadomości. W takich przypadkach zaufana osoba może wykonać czynności nie cierpiące zwłoki w naszym imieniu, chroniąc przed ewentualnymi negatywnymi skutkami niemożliwości osobistego działania. Pamiętajmy, że udzielenie pełnomocnictwa nie wyklucza możliwości działania nadal osobiście przez mocodawcę - pełnomocnik i mocodawca nie mogą tylko działać jednocześnie, wykluczając wzajemnie swoje działania.
W niektórych przypadkach, dla wygody, a także z potrzeby przekazania konkretnych uprawnień np. profesjonalnemu pełnomocnikowi (adwokatowi), upoważniona przez nas osoba może mieć nadane uprawnienie do udzielania dalszych pełnomocnictw, to jest przekazywania wszystkich lub części nadanych mu uprawnień, innej osobie trzeciej (pełnomocnictwo substytucyjne). Jeżeli nie chcemy nadawać pełnomocnikowi tak dużych uprawnień, wystarczy że treść pełnomocnictwa nie będzie na to wskazywać.
Kto może być pełnomocnikiem?
Pełnomocnikiem może być każda osoba, której ufamy w zakresie powierzanych kompetencji, posiadająca pełną zdolność do czynności cywilnoprawnych. Co ważne, nie musi być obecna przy sporządzaniu dokumentu pełnomocnictwa, którego udzielenie jest czynnością jednostronną. Dopuszczalne jest także udzielenie pełnomocnictwa osobie posiadającej ograniczoną zdolność do czynności prawnych.
Dokonać czynności w naszym imieniu może także w określonych przypadkach falsus procurator – to znaczy osoba działająca jako pełnomocnik, która nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres. Wówczas ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy i przestaje być związania umową po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu. Jednostronna czynność prawna dokonana bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna.
Czy pełnomocnictwo można zawsze odwołać? Jak długo pełnomocnictwo jest ważne?
Pełnomocnictwo wygasa z chwilą upływu terminu wskazanego w jego treści. Jeżeli treść dokumentu nie przewiduje takiego terminu, wygasa
w przypadkach wskazanych w przepisach prawa: śmierci mocodawcy lub pełnomocnika, utraty zdolności do czynności cywilnoprawnych, zrzeczenia się przez pełnomocnika swoich kompetencji a także w przypadku gdy mocodawcą jest np. spółka - likwidacji podmiotu mocodawcy.
Pełnomocnictwo nie traci ważności w przypadku upływu ważności dokumentów tożsamości mocodawcy lub pełnomocnika, wskazanych w dokumencie pełnomocnictwa, chyba że numer takiego dokumentu tożsamości jest jedyną informacją pozwalającą zindywidualizować osobę pełnomocnika.
Poza przypadkami wygaśnięcia pełnomocnictwa, mocodawca pełnomocnictwo może odwołać w każdym czasie. Dla skutecznego odwołania, takie oświadczenie musi zostać skierowane do pełnomocnika i jemu doręczone (nie wystarczy takie oświadczenie złożone np. notariuszowi).
W pełnomocnictwie można zawrzeć klauzulę wyłączającą wygaśnięcie umocowania w chwili śmierci (likwidacji) mocodawcy lub wprowadzić niemożliwość jego odwołania, a to wszystko wyjaśni nam notariusz.
Na przykład: wcześniejsza zapłata ceny, przeszkody formalne w dokonaniu świadczenia wzajemnego, wówczas pełnomocnik może dostać nieodwoływalne i niewygasające pełnomocnictwo do dokonania tego świadczenia w imieniu dłużnika, po spełnieniu formalności.
Po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić mocodawcy dokument pełnomocnictwa. Może żądać poświadczonego odpisu tego dokumentu, który powinien zawierać adnotacje o wygaśnięciu.
Czy pełnomocnik może dokonywać czynności z samym sobą?
Co do zasady pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonuje w imieniu mocodawcy ani reprezentować obu stron czynności. Jeżeli charakter czynności wymaga działania pełnomocnika w imieniu obu stron lub pełnomocnik będzie osobiście drugą stroną czynności, np. umowy darowizny, musi to zostać wyraźnie wskazane w treści pełnomocnictwa, Dopuszczalność czynności z samym sobą jest także, gdy ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy.
Jakie dokumenty są potrzebne do udzielenia pełnomocnictwa notarialnego?
Do udzielenia pełnomocnictwa w formie z podpisem notarialnie poświadczonym potrzebny jest dokument – treść pełnomocnictwa oraz dokument tożsamości mocodawcy, który musi się stawić osobiście przed notariuszem (dowód osobisty, paszport, karta pobytu). W celu udzielenia pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego wystarczy przedłożenie ważnego dokumentu tożsamości oraz wskazanie danych pełnomocnika (najlepiej takich, które pozostają niezmienne – imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL).
W tym przypadku odpowiednim sformułowaniem oświadczeń woli mocodawcy, przekładając je na konkretną treść pełnomocnictwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zajmie się notariusz.
W niektórych sytuacjach warto przekazać notariuszowi wymagany zakres pełnomocnictwa przez konkretną instytucję np. bank, aby postanowienia pełnomocnictwa nie budziły wątpliwości interpretacyjnych konkretnego odbiorcy i były zgodne z jego regulaminami. Podobnie, gdy planujemy dokonanie czynności u notariusza za pośrednictwem pełnomocnika, najlepiej wcześniej się upewnić, jakiej formy i treści dokumentu będzie wymagał sporządzający planowany akt.
Przepisy prawne wskazują na wiele rozwiązań i modyfikacji w ramach czynności udzielenia pełnomocnictwa. Zasady i ograniczenia w tym zakresie wyjaśni nam notariusz. Notariusz udzieli nam wyczerpujących informacji, jaki rodzaj i treść pełnomocnictwa umożliwi załatwienie konkretnych spraw w naszym imieniu.
Warto odwiedzić notariusza, aby skutecznie zabezpieczyć swój majątek, także na wypadek niemożliwości osobistego działania w swoich sprawach!
Zachęcamy do obejrzenia filmów z cyklu Porozmawiaj z Notariuszem
Broszury informacyjne na temat czynności notarialnych dostępne do pobrania.
Płatna współpraca z Izbą Notarialną w Warszawie
